مدیر اداری دسته‌ای از مدیران به شمار می‌آید که اغلب حجم زیادی از وظایف را کنترل می‌کند. اگر در یک سازمان بزرگ فعالیت می‌کنید، حتماً می‌دانید هماهنگی بین واحدهای مختلف و برنامه ریزی مناسب جهت پاسخ به درخواست‌های کارکنان تا چه اندازه در پیشبرد امور سازمان اهمیت دارد.
با این حال، وظایف مدیر امور اداری صرفاً محدود به انجام هماهنگی میان واحدها نیست؛ بلکه بسته به نوع سازمان، وظایف گسترده‌تری از جمله؛ پیشبرد امور مربوط به کنترل موضوعات انبارداری، تهیه کالا و تجهیزات، نگهداری از تجهیزات، برگزاری جلسات، جذب و نگهداشت کارکنان و ارزیابی عملکرد آنها و … می‌تواند به مدیر امور اداری تخصیص یابد.
به عبارتی دیگر؛ مدیر اداری وظایفی را بر عهده دارد که اگرچه ساده به نظر می‌رسند، اما بی‌تردید الزامی هستند. بسیاری از مدیران معتقدند؛ مدیر اداری کسی است که مسئول نظارت بر نحوه درست استراتژی‌های کلیدی سازمان است. به دلیل اهمیت این موضوع، در ادامه این نوشتار به وظایف، مهارت‌ها و هرآنچه درباره جایگاه مدیر امور اداری باید بدانید، پرداخته شده است.
مدیریت اداری چیست؟
مدیر داخلی، مدیر امور مالی اداری، مدیر امور اداری پشتیبانی و مدیر امور اداری منابع انسانی، برخی از عنوان‌هایی است که در سازمان‌های مختلف به جای مدیر اداری گفته می‌شود. به شکل کلی مدیریت اداری مسئولیت راهبری واحدهای مختلف سازمان را بر عهده دارد.
وسعت فرایندها و حجم کارهای جاری سازمان، تعیین کننده اهمیت نقش جایگاه مدیریت اداری در سازمان‌هاست. با توجه به اینکه ناهماهنگی بین واحدهای مختلف می‌تواند منجر به پیامدهای قابل توجهی در عدم پیشرفت سازمان داشته باشد، مدیریت اداری را می‌توان از جمله نقش‌های ویژه در سازمان‌ها برشمرد. به همین دلیل اغلب پست مدیر امور اداری به افراد متخصص و باتجربه تخصیص داده می‌شود.
چرا حضور مدیر امور اداری در سازمان ها الزامی است؟
فرض کنید واحد مالی قصد دارد پیش از ورود حسابرس‌ها، سندهای مالی را روکش سند کرده و مستندات مورد نیاز را برای حسابرس آماده کند. در حالت عادی، واحد مالی درخواست خرید فوری یک پرینتر با مشخصات مورد نیاز را به واحد تدارکات ارسال می‌کند. این در حالی است که خرید پرینتر از سوی اداره تدارکات مستلزم بازه زمانی طولانی‌تری است و این موضوع اغلب منجر به نارضایتی واحد مالی می‌شود. در حالی‌که مدیر امور اداری در سازمان‌ها این قدرت را دارد که در سریع‌ترین زمان ممکن، راهکار مناسبی برای حل مشکل واحد درخواست دهنده پیدا کند. برای مثال به شکل موقت از واحد دیگری پرینتر مورد نظر را به واحد مالی تخصیص دهد.
این قدرت کمی فراتر از هماهنگی بین واحدهاست. مدیر اداری به خوبی عملکرد کارکنان را زیر نظر دارد و در بسیاری موارد پیشنهاد ترفیع، تشویق، تنبیه و انتقال توسط مدیر اداری به مدیریت ارشد جهت تصمیم‌گیری، ارائه می‌شود. همچنین در مورد درخواست مرخصی، فرستادن کارکنان به ماموریت‌های کاری و سایر موضوعات مربوط به پرسنل از سوی مدیر اداری به مسئول ارشد اعلام می‌گردد. بنابراین تا اندازه‌ای می‌توان گفت مدیران امور اداری؛ تصمیم‌سازان و در مواردی تصمیم‌گیران اصلی سازمان هستند.
از این جنبه مدیر امور اداری را می‌توان رابط میان کارکنان و مدیران ارشد برشمرد. مدیر اداری در کنار اینکه با سایر مدیران میانی در ارتباط است، به شکل مستقیم با مدیرعامل کار می‌کند و موظف است به شکل دوره‌ای، گزارش‌های تحلیل شده و مفصلی در رابطه با حیطه کاری‌اش به مدیر عامل ارائه کند.
در برخی سازمان‌ها وظایف امور اداری مجزا از وظایف مدیر منابع انسانی و مدیر تدارکات و انبارداری است، اما در برخی موارد دیگر که اغلب سازمان‌های کوچکتری هستند؛ بخش عمده‌ای از وظایف مدیر امور اداری به موضوعات تدارکات و حتی استخدام و ترفیع و تشویق کارکنان اختصاص دارد. به عبارت دیگر، وظایف امور اداری هم‌پوشانی زیادی با وظایف مدیر منابع انسانی و تدارکات دارد. به همین دلیل در شرکت‌های بزرگ که هر سه نقش در سازمان وجود دارد؛ اغلب مدیر امور اداری ارتباط مستقیمی با مدیر منابع انسانی و مدیر تدارکات دارد.
با این تفاسیر فرقی نمی‌کند سازمان کوچک یا بزرگ باشد؛ به‌هرحال از هر بعدی به نقش مدیر امور اداری نگاه کنیم، وظایف مسئول امور اداری را می‌توان از جمله نقش‌های حیاتی سازمان‌ها در نظر گرفت.
مدیر امور اداری را می‌توان رابط میان کارکنان و مدیران ارشد برشمرد
مهم‌ترین وظایف مدیر امور اداری چیست؟
همانطور که توضیح داده شد، مسئولیت‌های مدیر امور اداری اغلب بسیار گسترده است. با این حال در سازمان‌های مختلف، بسته به سیاست‌های جاری، مدیر امور اداری می‌تواند نقش‌های متفاوتی ایفا کند و مسئولیت‌ها و اختیارات مختلفی داشته باشد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین وظایف مدیر امور اداری اشاره شده است:
- برنامهریزی خرید و توزیع تجهیزات و ماشین آلات موردنیاز واحدهای مختلف سازمان
- کنترل موضوعات مربوط به نگهداری و تعمیر تجهیزات
- نظارت بر موجودی انبار و وسایل نقلیه سازمان
- پیش‌بینی هزینه‌های موردنیاز برای تجهیز و نگهداری تجهیزات
- استخدام کارکنان و تمامی امور مربوط به منابع انسانی از جمله؛ ارتقا، انتصاب، مرخصی، جابجایی کارکنان بین واحدها، بیمه، تسهیلات و …
- تقسیم وظایف بین واحدهای مختلف سازمان و نظارت بر نحوه تخصیص پرسنل به واحدهای مختلف
- برنامهریزی برای ارائه خدمات رفاهی به کارکنان
- تدوین فرآیندهای ارزیابی عملکرد پرسنل
- برنامهریزی جهت تسهیل فرآیندهای اداری
- کنترل فرآیندهای بایگانی مستندات و حفظ امنیت اسناد
- تخصیص بودجه به واحدهای مختلف سازمان
- برنامهریزی برگزاری رویداد‌ها، نمایشگاه‌ها و همایش‌های سازمان
- نظارت بر برگزاری مزایدات و مناقصات سازمان
طبق توضیحات بالا، حوزه‌های مختلف از جمله منابع انسانی، انبار، تدارکات و دبیرخانه از جمله واحدهایی هستند که برخی از وظایف خود را با هماهنگی مدیر امور اداری باید انجام دهند. برای مثال در حوزه منابع انسانی؛ صدور احکام پرسنل، تهیه شرح وظایف واحدهای مختلف، تنظیم ساعت کاری و نظارت بر حضور و غیاب کارکنان و ثبت مرخصی‌ها برخی از وظایفی است که مستلزم هماهنگی با مدیر امور اداری است.
در سازمان‌های دولتی پیشبرد امور مربوط به بایگانی مستندات و سوابق و فرآیندهای نگهداری و دسترسی به مستندات بایگانی شده از وظایف دبیرخانه است که با هماهنگی و همکاری مدیر امور اداری انجام می‌شود.
همچنین نظارت بر فرآیندهای انبارداری، وسایل نقلیه سازمان و خرید و نگهداری از تجهیزات نیز از جمله مسئولیت‌های حوزه تدارکات و انبار است که باید مدیر امور اداری در جریان آن باشد و به شکل مستقیم با مدیران مربوطه این حوزه‌ها در ارتباط باشد.
مهارتهای مدیر امور اداری
یکی از مهم‌ترین الزاماتی که هر مدیر اداری باید به آن مسلط باشد؛ داشتن مهارت سازماندهی است. مدیر امور اداری موظف است به شکل پیوسته، موضوعات مختلف را اولویت‌بندی کند و اقداماتی که اولویت بیشتری دارد را با اولویت بیشتری انجام دهد. به عبارت دیگر، ایجاد یکپارچگی میان واحدها و کمک به افزایش کارایی سازمان از جمله مهم‌ترین نقش‌های مدیر امور اداری است.
در ادامه به برخی دیگر از مهارت‌هایی که مدیر امور اداری باید به خوبی به آن مسلط باشد، اشاره شده است:
- ارائه پیشنهادات و راهکارهایی متناسب با سیاست‌ها و استراتژی‌های سازمان
- توانایی حل مسأله
- روابط عمومی قوی جهت ایجاد ارتباط با سایر واحدهای سازمان
- قدرت تصمیم‌گیری
- داشتن خلاقیت
- آشنایی با روش‌های جذب و نگهداشت کارکنان
- آشنایی با قوانین کار
- آشنایی با روش‌های مدیریت انبار
- توانایی پیشبرد موضوعات مختلف به شکل همزمان
آیا نرم افزار اتوماسیون اداری به پیشبرد وظایف مدیر امور اداری کمک می‌کند؟
یکی از مهم‌ترین وظایفی که بر دوش هر مدیر امور اداری است، این است که بتواند با ارائه راهکارهای مناسب، فرآیندهای اداری را برای کارکنان ساده کند. در واقع کارکنان بتوانند در سریع‌ترین زمان ممکن و بدون نیاز به بروکراسی‌های بیهوده و مکاتبات اداری مکرر، مشکلات‌شان را حل کنند.
برای مثال فرض کنید؛ هر یک از پرسنل برای ثبت درخواست مرخصی مجبور باشد فرم مشخصی را به شکل کاغذی پر کند، پس از دریافت تایید مسئول واحد، این فرم را در اختیار مدیر ارشد قرار دهد و در صورت تایید وی، فرم به واحد مالی جهت بایگانی تحویل دهد. بدیهی است که این فرآیند اغلب زمان‌بر است. این در حالی است که نرم افزار اتوماسیون اداری امکانی فراهم کرده که بسته به نیاز سازمان بتوانید فرم‌های مختلف طراحی کنید و بدون نیاز به مراجعه حضوری، فرم‌های مختلف میان واحدهای مسئول به گردش درآید.
به شکل کلی شناسایی چنین فرآیندهایی و ارائه پیشنهادات مناسب جهت تسهیل آن از وظایف اساسی مدیر امور اداری است. نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم ابزاری است که تا حد زیادی می‌تواند به مدیر امور اداری کمک کند بسیاری از فرآیندهای دستی سازمان را مکانیزه کند.
امکان استفاده از اتوماسیون اداری بر بستر اینترنت، از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. این ویژگی به ویژه در سازمان‌هایی که برخی مدیران آنها در خارج از ایران هستند، بسیار اثربخش است.
اگر در نقش مدیر امور اداری در سازمانی فعالیت می‌کنید؛ پیشنهاد می‌کنیم حتماً با امکانات و ویژگی‌های اتوماسیون اداری همکاران سیستم آشنا شوید. برای مطالعه بیشتر، سری به صفحه اختصاصی اتوماسیون اداری همکاران سیستم بزنید یا برای دریافت مشاوره رایگان با ما در تماس باشید.