اکثر افرادی که در سازمانهای دولتی مشغول به کار هستند یا با حسابداری بخش عمومی آشنایی دارند، حتما اصطلاح ذیحساب را کم‌وبیش شنیده‌اند.
در یک تعریف کلی ذیحساب یا صاحب حساب فردی است که توانایی کنترل و دسترسی به حساب‌ها را داشته باشد. اما این اصطلاح در سازمانهای دولتی اشاره به یک موقعیت شغلی دارد که انجام بسیاری از امور مالی این سازمان‌ها وابسته به او است.
در سازمان‌ها و شرکتهای دولتی معمولا کنترل‌های مالی به روش‌های متفاوتی از بخش خصوصی انجام میشود. در این سازمان‌ها نحوه انجام هزینهها، تهیه گزارش‌های مختلف و کنترل و نظارت بر بودجه مصوب اهمیت بیشتری دارد. مواردی که بخش مهمی از آنها جزء وظایف ذیحساب سازمان محسوب میشود.
در این مقاله قصد داریم به شکل کامل از نقش ذیحساب در ادارات دولتی و وظایف او در روند انجام هزینهها و فرایندهای مالی این سازمان‌ها صحبت کنیم. پس با ما همراه باشید.
ذیحساب کیست و به چه کسی ذیحساب میگویند؟
اصطلاح ذیحساب یا همان صاحب حساب مختص بخش عمومی و سازمانهای دولتی است. سازمانهای دولتی همگی از بودجه عمومی کشور ارتزاق می‌کنند. بنابراین بحث نظارت بر بودجه و چگونگی هزینه‌کرد آن اهمیت بیشتری نسبت به سازمان‌ها و شرکتهای خصوصی دارد. چرا که انحراف از بودجه عمومی کشور به هر میزان که باشد، با منافع عمومی کاملا در تضاد است.
در اسناد بالا دستی چندین راه نظارتی برای کنترل عملکرد مالی دولت در نظر گرفته شده که می‌توان آنها را به دو بخش کلی تقسیم‌بندی کرد. بخشی از این نظارت‌ها در درون دستگاه اجرایی و بخشی در بیرون از آن است. فلسفه ذیحساب برای کنترل و نظارت بر هزینه‌کرد بودجه عمومی درون خود دستگاه دولتی است.
ماده 31 قانون محاسبات عمومی در تعریف ذیحساب میگوید: «ذیحساب ماموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت به منظور اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در وزارتخانهها و مؤسسات و شرکتهای دولتی و دستگاههای اجرایی محلی و موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی به این سمت منصوب میشود.»
همانطور که از این ماده قانونی برمی‌آید؛ ذیحساب را می‌توان یکی از اصلیترین مهره‌ها برای تنظیم و هماهنگی مقررات مالی دولت و از آن مهم‌تر مبارزه فساد در درون خود دستگاههای اجرایی دانست.
نقش و وظایف ذیحساب در سازمانهای دولتی چیست؟
ذیحساب به نوعی مدیر کل امور مالی یک سازمان دولتی محسوب میشود. اهمیت نقش ذیحساب در حسابداری دولتی به گونهایست که او را بالاترین مقام خزانه دولتی میدانند. وظایف ذیحساب در دستگاههای دولتی گسترده است. اما از اصلیترین وظایف آنها نظارت بر امور مالی و محاسباتی، حفظ دفاتر و اسناد، پرداخت هزینهها و نظارت بر انجام آنها است. اصطلاح ذیحساب در 17 ماده و 6 تبصره از 140 ماده‌ی قانون محاسبات عمومی بیان شده که مجموعا 51 بار تکرار شده است.
بنا بر قانون محاسبات عمومی، ذیحساب انجام وظایف زیر را به عهده دارد:
1: نظارت بر امور مالی و محاسباتی و نگهداری و تنظیم حساب‌ها طبق قانون و ضوابط و مقررات مربوط و صحت و سلامت آنها.
2: نظارت بر حفظ اسناد و دفاتر مالی
3: نگهداری و تحویل و تحول وجوه و نقدینه و سپرده‌ها و اوراق بهادار
4: نگهداری حساب و اموال دولتی و نظارت بر اموال مذکور
با این حال، نقش و وظایف ذیحساب در دستگاههای دولتی تنها به این موارد خلاصه نمی‌شود. با توجه به مواد مختلف قانون محاسبات عمومی می‌توان به جزئیات بیشتری از نقش ذیحساب اشاره کرد. از جمله این وظایف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اجازه پرداخت هزینهها در حدود اعتبارات مصوب پس از طی مراحل قانونی خرج بودجه
- ارسال گزارش تخلفات و فساد مالی به دستگاههای نظارتی
- نظارت بر انجام پرداخت‌ها با استفاده از حساب‌های بانکی یا سایر روش‌ها
- کنترل بر وصول درآمدهای دستگاه دولتی
- تهیه و تنظیم گزارشات مختلف قانونی و ارسال به دستگاههای ذی‌ربط
- درخواست افتتاح حساب بانکی مورد نیاز دستگاه اجرایی
در یک کلام می‌توان گفت که وظایف ذیحساب مربوط به انجام امور مالی سازمانهای دولتی و بخش عمومی است. البته در این زمینه معمولا افراد دیگری نیز از جمله امین اموال، کارپرداز یا مسئول خرید فعالیت می‌کنند. اما وظایف ذیحساب فراتر از این موارد است.
نقش و وظایف ذیحساب در پرداخت اعتبارات دولتی چیست؟
انجام مراحل هزینه در سازمان های دولتی از قواعد و رویه‌های خاص خود پیروی می‌کند که در اینجا ذیحساب نقش برجسته‌ای را ایفا می‌کند. بسیاری از اعتبارات دولتی در دست ذیحسابان قرار دارد و با صدور حواله‌هایی برای تایید تعهدات و بدهی‌های قابل پرداخت، این اعتبارات مصرف می‌شوند. اگر چه مقامات مجاز وزارتخانه، موسسات، شرکت‌ها و سایر دستگاههای اجرایی در این موارد به شکل کتبی، این حق را از طریق سند درخواست وجه، برای ذیحسابان صادر می‌کنند.
سپس حسب مورد ذیحسابان می‌توانند از حساب‌های بانکی موجود در استان‌ها اقدام به پرداخت این بدهی‌ها کنند. اما همچنان نمی‌توان منکر نقش پررنگ ذیحسابان در ادارات دولتی شد.
زیرا ذیحسابان به نوعی تنخواه‌گردان سازمان‌ها هستند و بعد از تصویب اعتبارات، می‌توانند جهت انجام هزینه‌های جاری سازمان‌ها و تعهداتی که آنها ملزم به پرداخت آن هستند، از محل خزانه‌داری یا نمایندگی خزانه‌داری‌ها در شهرستان‌ها، اقدام به پرداخت این حواله‌ها کنند.
سایر نقش‌های مکمل در کنار ذیحساب ادارات دولتی
نمی‌توان نقش ذیحساب را به نقشی در حد یک تنخواه‌گردان تقلیل داد. چرا که ذیحساب معمولا خود اقدام به پرداخت هزینهها نمی‌کند و اشخاصی را با تایید خود و وزیر یا رئیس مربوطه برای انجام امور پرداخت‌ها منصوب می‌کند تا بعد از دریافت اسناد پرداخت، اقدام به جمع‌آوری آنها کند.
ذیحسابها می‌توانند معاون داشته باشند که بسیاری از امور به نمایندگی آنها و از طریق معاونت‌ها، اجرایی میشود. علاوه بر این ذیحسابها می‌توانند با منصوب کردن فردی به عنوان عامل ذیحساب، بخشی از وظایف و مسئولیت‌های خود را به وی محول کنند.
کارپردازان و فعالان واحد تدارکات سازمانهای دولتی تا زمانی که از ذیحساب تنخواه دریافت می‌کنند و مجاز به مصرف این تنخواه‌ها هستند، در حکم عامل ذیحساب، محسوب می‌شوند.
البته ذکر این نکته در مورد مسئولیت ذیحساب در دستگاههای اجرایی ضروری است که به موجب ماده 53 قانون محاسبات عمومی، بسیاری از احکام مالی و تایید پرداخت بسیاری از هزینهها با وزیر یا رئیس سازمان دولتی است و نقش ذیحساب به هیچ وجه جایگزین نقش تصمیم‌گیری مدیران نیست.
اما از سویی بعد از افتتاح حساب‌های بانکی در شهرستان‌های مختلف تحت عنوان نماینده خزانه‌داری جهت صرف هزینهها، استفاده از این حساب‌ها، تنها با امضا مشترک ذیحساب و یک نفر از مقامات مسئول امکان‌پذیر است.
نقش ذیحساب در ارسال گزارشات قانونی و مالی چیست؟
به موجب قانون، در صورتی که ذیحساب تشخیص دهد هزینه‌ای برخلاف قانون بودجه صورت گرفته و ضرورتی نداشته، می‌تواند مراتب را به وزیر امور اقتصادی و دارایی اعلام کند تا در دیوان محاسبات کشور تحت پیگیری قرار گیرد.
ذیحساب باید صورت‌حساب هزینهها را هر ماهه به دیوان محاسبات کشوری و همچنین وزارت اقتصاد و دارایی ارسال کند. ارسال گزارش صورت‌حساب هزینهها به شکل دستی کار سخت و زمان‌بری است که بیشتر در گذشته انجام می‌شد. امروزه استفاده از راه‌حل‌های نرم‌افزاری مختلف کمک شایانی برای تنظیم و ارسال گزارشات مختلف می‌کنند.
تفاوت ذیحساب، حسابرس و ممیزی مالیاتی چیست؟
ذیحسابها به طور دائم در سازمان حضور دارند. اما حسابرس‌ها فقط برای مدت کوتاه جهت بررسی صورت‌های مالی حضور پیدا می‌کنند. ذیحساب و ممیزهای مالیاتی نیز هر دو در استخدام وزارت اقتصاد و دارایی هستند؛ اما حسابرس‌ها مستقل فعالیت می‌کنند.
ذیحساب موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی چگونه انتخاب میشود؟
احتمالا با این مسئله مواجه شده‌اید که هریک از دستگاههای غیردولتی یا نیمه‌دولتی یا خصولتی نیز به نوعی از یک ذیحساب برای مدیریت امور جاری مالی خود استفاده می‌کنند. برای نمونه شهرداری تهران یک ذیحساب مخصوص خود را دارد و شعبات سازمانهای دولتی در هر یک از شهرستان‌ها نیز هر کدام ذیحساب خود را منصوب می‌کنند.
انتخاب ذیحساب شهرداری تهران به پیشنهاد شهردار این شهر و از میان یکی از کارکنان رسمی دولت یا شهرداری تهران انجام شده و سپس به مجلس معرفی میشود. سپس ذیحساب شهرداری نیز موظف است که قائم مقام ذیحسابی در واحدها و بخش‌های مختلف شهرداری را مشخص کند.
تبصره 2 ماده 31 قانون محاسبات عمومی در این مورد میگوید:
” ذیحساب موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی موضوع ماده 5 این قانون در مورد وجوهی که از محل درآمد عمومی دریافت می‌دارند، با حکم وزارت امور اقتصادی و دارایی با موافقت آن دستگاه منصوب خواهند شد.”
راهکارهای نرم‌افزاری مدیریت مالی بخش عمومی
با توجه به نقش پر رنگی که ذیحساب در کنترل امور مالی و اهمیت کنترل بودجه، تنخواه‌ها و امور مالی در حسابداری دولتی، در نظر گرفتن یک سازوکار مکانیزه و یک بستر نرم‌افزاری در این زمینه، کمک بزرگی به ذیحسابان و سایر دست‌اندرکاران دستگاههای دولتی می‌کند.
شرکت همکاران سیستم به عنوان یکی از شرکتهای پیشتاز در زمینه‌ی تولید و ارائه راهکارهای نرم‌افزاری مختلف، راهکاران بخش عمومی را به عنوان بسته‌ی نرم‌افزاری سازمانهای دولتی و عمومی در نظر گرفته است.
این راهکار با ماژول‌های مختلفی از جمله نرم افزار حسابداری دولتی، کنترل بودجه و تامین اعتبارات بخش عمومی، دریافت و پرداخت، دارایی ثابت بخش عمومی، کنترل مالی قراردادهای پیمانکاری بخش عمومی در انجام وظایف دست‌اندرکاران سازمانهای دولتی به آنها کمک می‌کند. برای دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
در پایان باید گفت که ما در این مقاله در مورد اینکه ذیحساب کیست و چه وظایف و نقشی بر عهده دارد، صحبت کردیم. اما چنانچه شما در مورد بخش‌های مختلف آن سوال یا ابهامی دارید؛ حتما در بخش نظرات این مقاله با ما مطرح کنید.