در شرکت‌های پخش مویرگی معمولا وظایف و مسئولیت‌ها بین موقعیت‌های شغلی مختلف تقسیم‌بندی می‌شود که یکی از مهمترین آنها موزع یا مامور پخش است. از آنجا که موزعین آخرین حلقه ارتباطی بین شرکت پخش و پایانه‌های فروش هستند، از این رو عملکرد آنها به شکل مستقیم بر روی عملکرد شرکت پخش تاثیر می‌گذارد.
وظایف موزع یا راننده پخش از یک شرکت نسبت به شرکت دیگر می‌تواند متفاوت باشد. از این رو نمی‌توان وظایف یکسانی را برای مامور پخش در نظر گرفت و باید برخی فاکتورها و پیچیدگی‌ها را در نظر گرفت.
چنانچه شما هم در این زمینه مشغول به فعالیت هستید یا آنکه سرپرستی و مدیریت فروش یک شرکت پخش مویرگی را بر عهده دارید، توصیه می‌کنیم که تا پایان این مقاله با ما همراه باشید تا به نقش موزع و وظایف آن در سیستم پخش مویرگی اشاره کنیم.
موزع کیست و چه نقشی در سیستم پخش دارد؟
سازمان‌ها براساس استراتژی‌های مختلف و بسته به اندازه و نوع محصولات‌شان، کانال‌های مختلفی را برای فروش انتخاب می‌کنند که کانال فروش مویرگی یکی از آنها است.
در این کانال باید فرایندها و مراحل مختلفی برای ارسال کالا به پایانه‌های فروش و انواع خرده فروشی طی شود. به طور کلی این فرایند از مراجعه حضوری ویزیتورها به پایانه‌های فروش آغاز شده و با مراحل دیگری مانند سفارش‌گیری، ثبت اطلاعات مشتریان، صدور فاکتور و حواله انبار، انتقال کالا از انبار و تحویل آن به مشتری ادامه پیدا می‌کند. نقش و وظایف راننده پخش در آخرین مراحل یعنی تحویل کالا به مشتری برجسته می‌شود.
موزع در لغت به معنای پخشکننده و توزیعکننده است که طبق یک برنامه زمانبندی و مسیربندی مشخص وظیفه ارسال و تحویل کالاها به فروشگاهها، شرکتها، مغازهها و مواردی از این قبیل را بر عهده دارد. اهمیت کار موزع به چند دلیل اهمیت دارد که به آنها اشاره می‌کنیم.
ارتباط مستقیم با مشتریان
راننده شرکت پخش به شکل مستقیم با مشتریان در ارتباط است. از این رو نحوه برخورد و برقراری ارتباط با مشتریان، فن بیان و چگونگی ارائه و تحویل کالا به مشتریان از جانب آنها بسیار مهم است. چرا که می‌تواند به شکل مستقیم بر عملکرد شرکت پخش تاثیر بگذارد.
تحویل به موقع کالاها به مشتریان
از طرف دیگر نباید فراموش کرد که تحویل به موقع کالاها و محصولات به مشتریان نقش بسزایی در جذب و حفظ آنها دارد. تمام اعضای فرایند فروش و پخش مویرگی در انجام این وظیفه نقش دارند. اما می‌توان گفت که مامور پخش اصلی‌ترین وظیفه را از این لحاظ بر عهده دارد.
هزینه های بالای حمل و نقل
در پخش مویرگی، به وسیله امکانات توزیع، محدودیت فاصله جغرافیایی با مشتریان برطرف شده است. امکانات توزیع و رانندگان پخش، شرایطی را فراهم می‌کنند تا کالا درب مغازه یا فروشگاه به مشتری تحویل داده شود و فروش حضوری به شکل‌گیری ارتباط بهتر کمک می‌کند.
اما ناوگان توزیع هزینه‌های سنگینی را بر دوش شرکت‌های پخش می‌گذارد. بنابراین چنانچه یک راننده شرکت پخش مواد غذایی یا دارویی وظایف خود را به درستی انجام ندهد، هزینه‌های زیادی را متوجه شرکت پخش می‌کند.
برخی شرکت‌های بزرگ پخش و توزیع، خود اقدام به تهیه خودرو برای راننده می‌کنند. اما در اکثر شرکت‌های کوچک و متوسط راننده باید به همراه خود خودرو مورد نظر شرکت را نیز داشته باشد که معمولا وانت یا کامیون است.
جایگاه راننده پخش در سیستم پخش سرد و گرم
یکی از مهمترین دلایلی که باعث تنوع در وظایف راننده پخش می‌شود، پیروی سازمان از یکی از استراتژی‌های پخش گرم و سرد است. در پخش گرم معمولا عمل سفارش‌گیری و تحویل کالا به مشتری همزمان انجام می‌شود.
یعنی مامور پخش به همراه ماشین به پایانه‌های فروش مراجعه کرده و کالا را در همان موقع تحویل مشتری می‌دهد. معمولا فروش آب معدنی یا فروش لبنیات به شکل پخش گرم است. بنابراین در اینجا مامور پخش باید وظیفه بازاریاب را نیز بر عهده گیرد.
اما فرایند فروش سرد معمولا برعکس این قضیه است. چرا که در فروش سرد ابتدا ویزیتور به پایانه‌های فروش مراجعه و ثبت سفارش می‌کند و سپس بعد از گذشت مدت زمانی، کالا توسط راننده پخش به مشتری تحویل داده می‌شود. بنابراین در اینجا وظایف موزع پخش به مراتب کمتر است.
دریافت کالا از انبار، تحویل به موقع آنها به مشتریان و وصول مطالبات معمولا جزء مهمترین وظایف راننده پخش یا موزع است.
مهمترین وظایف موزع یا مامور پخش چیست؟
وظایف موزع بسته به نوع شرکت پخش، استراتژی سازمان، پیروی از استراتژی پخش سرد یا گرم، اندازه سازمان و بازار و برخی پارامترهای دیگر می‌تواند متفاوت باشد. اما به طور کلی موزع بخشی از تیم فروش و بازاریابی شرکت است که در برخی مواقع صرفا وظیفه توزیع و در برخی مواقع دیگر وظایف دیگری را نیز بر عهده دارد.
| مسئولیت ها | نوع ارتباط | هدف |
| ویزیتور | مراجعه حضوری و تلفنی | سفارش‌گیری و معرفی محصولات |
| مامور پخش | مراجعه حضوری | تحویل کالاهای سفارش داده شده یا مرجوع کردن کالاها |
| تحصیلدار | مراجعه حضوری و تلفنی | دریافت وجه و تسویه حساب |
| کارمند فروش | تلفنی | رضایت‌سنجی مشتریان، دریافت سفارشات |
وظایف موزع یا مامور پخش در سازمان
از مهمترین وظایف موزع می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
دریافت کالا از انبار و تطبیق آن با فاکتور
موزع در اولین اقدام باید برنامه‌های تور ویزیت یا مسیربندی و فاکتورهای مربوط به سفارش مشتری را از مدیر یا سرپرست توزیع یا ویزیتور دریافت کند. همانطور که اشاره کردیم ممکن است فرایند ویزیت و سفارش‌گیری نیز پیش‌تر توسط خود راننده انجام شده باشد.
بعد از دریافت فاکتور، راننده باید با مراجعه به انبار، کالاها و محصولات را دریافت کند. یکی از مهمترین وظایف مامور پخش این است که از تطابق فاکتور سفارش مشتری با کالاها و محصولات اطمینان حاصل کند. از جمله جنس و تعداد آنها.
بعد از شمارش کالاها و محصولات، راننده باید چیدمان و بسته‌بندی مربوط به آنها را انجام دهد. ضمن آنکه برای هر کدام از کالاها برنامه زمانبندی تحویل آنها را در نظر بگیرد.
توزیع و تحویل به موقع کالاها و محصولات به پایانه‌های فروش
راننده در اقدام بعدی و طبق برنامه از پیش تعیین شده به پایانه‌های فروش مراجعه کرده و کالاها را تحویل مشتریان می‌دهد و رسید تحویل را دریافت می‌کند. او می‌تواند در این مرحله اسناد و گزارش‌های مربوط به تحویل کالا را در نرم افزار پخش مویرگی وارد کند.
چنانچه فرایند فروش به شکل فروش سرد باشد، راننده بیشتر نقش توزیع‌کنندگی را در اینجا بر عهده دارد. اما چنانچه فرایند فروش به شکل فروش گرم باشد، راننده باید از مهارت‌های یک ویزیتور حرفه‌ای نیز برخورد باشد و بتواند با مشتریان ارتباط موثر برقرار کند.
پخش سرد یا گرم بر مهارت های مورد نیاز برای یک مامور پخش تاثیر دارد
دریافت مطالبات شرکت پخش از مشتریان
معمولا دریافت مطالبات و تسویه حساب بر عهده تحصیدار است. اما این کار در بسیاری از شرکت‌های پخش بر عهده راننده یا موزع است. فرایند کار به این شکل است که یا به هنگام تحویل کالا به مشتری همزمان تسویه حساب با وی نیز انجام می‌شود یا آنکه به شکل امانی و در قالب دریافت چک و اسناد دیگر این کار انجام می‌شود.
از این رو نیاز است که راننده از برخی فرایندهای تسویه حساب و امور حسابداری مربوط با آن آشنا بوده و همچنین با واحد مالی و حسابداری شرکت در ارتباط و هماهنگی باشد.
در بسیاری از شرکت‌های پخش، راننده بعد از اتمام کار، اقدام به تهیه گزارش از فرایند توزیع کالا و محصولات می‌کند. از جمله فاکتورهای مهم گزارش می‌توان به میزان فروش، میزان تحقق برنامه فروش، درخواست‌ها و نیازهای جدید مشتریان، تحرکات رقبا در بازار و مواردی از این قبیل اشاره کرد.
انواع تحویل کالا به مشتریان و برخی اشتباهات رایج راننده پخش در تحویل کالا
اشاره شد که تحویل به موقع کالا می‌تواند تاثیر بسیار مثبتی در وفاداری و رضایت مشتریان داشته باشد. از این رو آن را می‌توان یکی از مهمترین وظایف موزع در نظر گرفت. معمولا می‌توان چندین روش مختلف را برای تحویل کالا در نظر گرفت که رانندگان به یکی از این روش‌های اقدام می‌کنند.
- تحویل آنی کالا: این روش مخصوص پخش گرم است که فرایند سفارش‌گیری و تحویل کالا همزمان انجام می‌شود. از این روش معمولا در صنایع غذایی بیشتر استفاده می‌شود و برای برخی صنایع امکان‌پذیر نیست.
- تحویل فوری کالا: این روش بیشتر مخصوص پخش سرد است و طی سه مرحله معرفی محصول و سفارش‌گیری، صدور فاکتور و حواله انبار و در نهایت ارسال فوری کالا براساس نیاز مشتری انجام می‌شود. در واقع در این روش به نیاز مشتری و دریافت آن اهمیت بیشتری داده می‌شود. اما در عوض هزینه‌های این روش بالاتر است.
- تحویل منطقه‌ای کالا: در این روش بیشتر بر روی صرفه‌جویی در هزینه‌ها تاکید می‌شود. در واقع هر زمان که سفارش و درخواست کالا از طرف تعدادی از مشتریان یک منطقه وجود داشته باشد، اقدام به تحویل کالا می‌شود. بنابراین ارسال کالا به شرط به صرفه‌بودن مسیر و منطقه برای شرکت پخش انجام می‌شود.
برخی از رانندگان پخش معمولا در فرایند پخش گرم دچار اشتباهاتی می‌شوند که می‌تواند هم برای رانندگان و هم برای شرکت پخش آسیب‌پذیر باشد. از جمله این اشتباهات می‌توان به فروش بیش از حد نیاز به پایانه‌های فروش توسط رانندگان اشاره کرد.
در بسیاری مواقع مدیر پایانه‌های فروش به علت وابستگی و ترس از قطع همکاری شرکت پخش، درخواست خرید بیش از حد نیاز را قبول می‌کند که می‌تواند باعث بروز مشکلاتی شود.
یکی دیگر از اشتباهات رایج ماموران پخش می‌توان به انصراف از برخی مسیرها به علت سختی مسیر یا برخی دلایل دیگر اشاره کرد. بنابراین به شکل خودکار برخی از مشتریان در آن مناطق نادیده گرفته می‌شوند.
قابلیت‌های راهکار پخش همکاران سیستم برای موزع پخش
اشاره شد که وظایف راننده شرکت پخش می‌تواند متفاوت باشد. اما در هر حال، رانندگان برای انجام به موقع و درست وظایف خود بی‌نیاز از راهکارهای مختلف نرم افزاری نیستند.
راهکار پخش همکاران سیستم با داشتن ماژول‌های مختلف از جمله اپلیکیشن ویزیتوری، نرم افزار جی آی اس، نرم افزار مدیریت ظروف امانی و نرم افزار محاسبه پورسانت فروش، دستیاری قابل اطمینان برای فعالین صنعت پخش از جمله رانندگان است که اکثر نیازهای آنها را در وظایف مختلف پاسخ می‌دهد.
کاهش زمان سفارش تا تحویل کالا به مشتریان و افزایش سهم از بازار، گزارش‌گیری لحظه‌ای از محصولات کم فروش، پرفروش و وضعیت سودآوری، مسیربندی بهینه ویزیتورها و نیروهای فروش، کنترل و بررسی حساب مشتریان و کارمندان و امکان تحلیل حساب‌ها، سیاست‌گذاری متنوع فروش و مدیریت گردش و حساب ظروف امانی از جمله مهمترین مزایا و امکانات این راهکار برای شرکت‌های پخش است. برای دریافت مشاوره رایگان و کسب اطلاعات بیشتر با ما در تماس باشید.
چنانچه در مورد موضوعات مختلف این مقاله از جمله وظایف موزع و نکات مرتبط با آن سوالی دارید، حتما در بخش پرسش پاسخ آن را با ما مطرح کنید که به آن پاسخ دهیم.
منابع:
- مدیریت کانال‌های توزیع و فروش؛ با تاکید بر پخش مویرگی. تالیف: دکتر محمد حقیقی، رضا نویدی نکو، محمود زمانی
- مهندسی فروش، نگرشی نو بر فرایند فروش و پخش مویرگی با رویکرد بازار ایران. احمد صفار، فرامرز عیب‌پوش