اموال و دارایی‌های مختلف یکی از مهمترین منابع در اختیار برای رسیدن به اهداف هستند که در تمام سازمان‌ها اهمیت ویژه‌ای دارند. اما این موضوع در بخش دولتی به مراتب از اهمیت بیشتری برخوردار است. چرا که منابع زیادی از بودجه عمومی کشور صرف خرید و جایگزینی آنها میشود.
قانون، اموال دولت را اموالی می‌داند که توسط وزارتخانهها، موسسات یا شرکت‌های دولتی خریداری میشود، یا به طرق قانونی دیگر به تملک دولت درمی‌آیند. براساس قانون محاسبات عمومی کشور مسئولیت حفظ و حراست اموال دولتی و نگهداری حساب آنها بر عهده وزارتخانهها و موسسات دولتی دارنده اموال مذکور و نظارت و تمرکز حساب اموال یاد شده با وزارت امور اقتصادی و دارایی است.
اهمیت و گستردگی وظایفی که در این ارتباط وجود دارد؛ بر عهده فردی است که در سازمان‌ها و ادارات دولتی آن را به عنوان امین اموال می‌شناسند. در این مقاله قصد داریم تا با امین اموال، اهمیت، شرح وظایف و سایر موضوعات مربوط به آن صحبت کنیم. پس با ما همراه باشید.
تعریف اموال دولتی و انواع آن
قبل از هر چیز بهتر است به تعریف اموال دولتی و انواع آن بپردازیم و ابعاد مختلف موضوع را مورد بررسی قرار دهیم. به دلیل اهمیت و جایگاه دارایی‌های دولت که بخش مهمی از دارایی‌ها و اموال عمومی جامعه را تشکیل می‌دهد، فصل پنجم قانون محاسبات عمومی کشور به اموال دولتی اختصاص دارد که از ماده 106 تا ماده 122 را شامل میشود. همچنین با استناد به این قانون، «آییننامه اموال دولتی» نیز در سال 1372 تصویب شد.
ماده 2 آییننامه مذکور در تعریف اموال دولتی می‌گوید: «اموالی است که توسط وزارتخانهها، موسسات و یا شرکت‌های دولتی که صددرصد سهام آنها متعلق به دولت است خریداری میشود یا به هر طریق قانونی دیگر به تملک دولت درآمده یا درمی‌آید.»
این آییننامه اموال سازمانهای دولتی را در چند بخش طبقه‌بندی کرده که شامل اموال منقول، غیرمنقول است و خود انواع مختلفی دارند.
اموال منقول و غیرمنقول
منظور از اموال منقول اموالی هستند که می‌توان آنها را جابجا کرد. میز، صندلی، انواع خودروهای سواری و دستگاهای تخصصی نمونه‌هایی از اموال منقول محسوب می‌شوند. این اموال همان اموالی هستند که برای انجام عملیات سازمان در اختیار مسئولان و متصدیان مشاغل مختلف قرار می‌گیرد و به دلیل مستهلک شدن و تعداد بالا نیاز بیشتری به کنترل و حراست از آنها در سازمان‌ها وجود دارد.
اما در مقابل اموال غیرمنقول قرار دارند که برخلاف اموال منقول به راحتی قابل جابجا شدن نیستند. برای نمونه درب یا پنجره به کار رفته در یک ساختمان را می‌توان نمونه‌ای از اموال غیرمنقول دانست.
ماده 4 آییننامه اموال دولتی، تقسیم‌بندی جزئی‌تری از اموال دولتی ارائه داده که به شکل زیر است:
اموال منقول مصرفی
طبق بند یک این ماده «اموال منقول مصرفی، اموالی هستند که بر اثر استفاده، به صورت جزیی یا کلی از بین می‌روند.»
اموال منقول غیرمصرفی
طبق بند 2 ماده 4 «اموال منقول غیر مصرفی، اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان به طور مکرر آنها را مورد استفاده قرار داد.»
اموال در حکم مصرفی
مطابق بند 3 ماده 4 آییننامه «اموال در حکم مصرفی اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند، اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم، تنظیم حساب رای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد.»
اموال رسیده
همچنین طبق ماده 5 آییننامه، «اموال رسیده اموالی است که تحت ابواب جمعی امین اموال قرار می‌گیرند.»
اموال فرستاده
براساس ماده 6 «اموال فرستاده، اموالی است که طبق مقررات این آییننامه به نحوی از ابواب‌جمعی امین اموال خارج و دستور حذف آنها صادر شده باشد.»
امین اموال در ادارات دولتی کیست؟
اموال دولتی به دلیل اهمیتی که دارند، همیشه در معرض خطراتی از قبیل فساد، مفقود شدن، تصرف غیر قانونی، عدم رعایت مقررات یا به هنگام جابجایی، ناقص یا شکسته شدن قرار دارد. از طرفی این اموال جزء اموال عمومی محسوب می‌شوند که از بودجه عمومی دولت تامین شده و به نوعی متعلق به آحاد جامعه است. از این رو در قانون تمهیدات ویژه‌ای برای حفاظت از آنها در نظر گرفته شده است.
یکی از مهمترین وظایف هر وزارتخانه و سازمان دولتی حفظ و نگهداری اموال و دارایی‌های آن است. امین اموال در ادارات دولتی بخش قابل‌توجهی از این وظایف را بر عهده دارد.
امین اموال در سازمانهای دولتی فردی است که با موافقت ذیحساب و با حکم وزارتخانه یا موسسه مربوطه وظایف خود را انجام می‌دهد. ماده 34 قانون محاسبات عمومی کشور در این مورد می‌گوید:
«امین اموال ماموری است که از بین مستخدمین رسمی با موافقت ذیحساب ذیربط به موجب حکم وازرتخانه یا موسسه دولتی به این سمت منصوب و مسئولیت حفظ و حراست و تحویل و تحول و تنظیم حساب اموال و اوارقی که در حکم وجه نقد است و همچنین کالاهای تحت ابواب جمعی به عهده او واگذار میشود.»
براساس همین ماده آیین‌نامه‌ای تحت عنوان «آییننامه شرایط و طرز انتخاب و حدود وظایف و مسئولیت‌های امین اموال» تنظیم شده که به نوعی دستور کار امین اموال در ادارات دولتی را مشخص کرده است.
ماده یک و 2 این آییننامه ضمن اشاره به تعریف امین اموال، به موارد و شرایط خاص آن اشاره کرده است. برای نمونه ماده 2 به انتخاب امین اموال برای وزارتخانهها، موسسات و شرکت‌های دولتی و نهادهای عمومی غیردولتی مجری طرح‌های عمرانی اشاره کرده که باید از بین کارکنان ثابت و غیرموقت آنها انتخاب شود.
ماده 3 این آییننامه سه شرط را جزء شرایط امین اموال می‌داند که شامل:
«1: داشتن حداقل مدرک تحصیلی پایان دوره دبیرستان
2: داشتن صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف
3: سپردن تضمین مناسب در موارد و به میزانی که در مقررات مربوط پیش‌بینی شده است.»
براساس ماده 4 آییننامه مذکور؛ امین اموالی به نوعی زیر نظر ذیحساب فعالیت می‌کند و ذیحساب نیز موظف است که حداقل سالی یکبار به موجودی حساب او رسیدگی کرده و در صورت مشاهده هرگونه کسری در ابواب جمعی او، به وزارتخانه یا موسسه مربوطه و وزارت اقتصاد گزارش دهد.
مهمترین وظایف و اختیارات امین اموال در دستگاههای اجرایی چیست؟
شرح وظایف امین اموال در سازمانهای دولتی بیشتر در مواد 6 تا 23 آییننامه انتخاب امین اموال مورد بررسی قرار گرفته است. با این حال، بیشتر به یک تعریف کلی از مسئولیتها بسنده شده است. دلیل این موضوع تنوع وظایف امین اموال در بخشهای متفاوت سازمانهای مختلف و نیز انعطافپذیری در تفویض مسئولیت به وی است. به طوری که این مسئولیت میتواند در سازمانهای مختلف تا حدودی متفاوت و مقدار ارتباط و اختیار آن با سایر بخشها متغیر باشد.
طبیعتا در سازمانهای بزرگ با گستردگی زیاد و حجم اموال بالا وظایف امین اموال متفاوت‌تر از سازمانهای کوچک با دارایی‌های محدود است. همچنین نقش آن در سازمانهای تخصصی با دارایی‌های خاص نیاز به حراست و نگهداری ویژه و داشتن دانش تخصصی در آن بخش است. با این حال، مهمترین وظایف امین اموال را می‌توان براساس قانون به شکل زیر در نظر گرفت. برای اطلاع از جزئیات بیشتر به آییننامه انتخاب امین اموال مراجعه کنید.
1: ثبت، طبقه‌بندی، برچسب‌گذاری و شماره‌گذاری انواع اموال منقول، غیرمنقول، مصرفی، رسیده، امانی و سایر اموال
2: صدور پروانه خروج اموال از سازمان و نظارت بر فرایند آن
3: بستن دفاتر اموال در پایان هر سال
4: گزارش خسارات احتمالی به اموال بنا به دلایل مختلف
5: ارائه گزارش به ذیحساب، سازمان مربوطه، وزارت اقتصاد یا سایر نهادهای ذیربط در صورت نیاز
6: تنظیم صورت حساب اموال
7: شمارش موجودی اموال تحت ابواب جمعی پایان سال
در ادامه به شکل جزئی به یکی دو مورد از وظایف امین اموال در آییننامه مذکور اشاره می‌کنیم. برای مشاهده سایر وظایف به این آییننامه رجوع کنید.
برای نمونه ماده 6 این آییننامه بیان می‌کند: «امین اموال مکلف است مشخصات کامل اموال منقول غیر مصرفی رسیده و فرستاده واحد ابواب جمعی خود را به ترتیب شماره تخصیصی و بر حسب نوع و طبقه اموال در دفاتر مربوط ثبت نماید.»
در نمونه دیگر ماده 21 بیان می‌کند: «امین اموال مکلف است در صورت مفقود شدن یا از بین رفتن یا وارد شدن خسارت به مال ناشی از سیل, زلزله, سرقت یا آتش‌سوزی یا هر علت دیگر مراتب را کتبا به واحد ذیربط اطلاع دهد تا پس از گواهی رئیس واحد مزبور مراتب به وزارتخانه یا موسسه دولتی مربوط برای رسیدگی و اقدام لازم گزارش گردد.»
تفاوت جمعدار و امین اموال چیست
شخصی که مسئولیت جمعداری اموال را بر عهده می‌گیرد، مامور امینی است که از بین افراد امانت‌دار و واجد صلاحیت با موافقت مدیران و مسئولین ذیربط برای کنترل اموال انتخاب و تایید میشود. شخصی که برای جمعداری اموال انتخاب میشود مسئولیت ثبت، تحویل و تنظیم اوراق لازمه کالا و مدیریت آن را بر عهده دارد.
به طور کلی مسئول جمعداری اموال موظف است از اموال شرکت یا موسسه نگهداری و محافظت کند. جمعدار اموال معمولا فردی جدا از انباردار است و زیر نظر واحد مالی و اداری و در برخی از شرکت‌ها با هدف کاهش هزینه زیر نظر واحد انبار فعالیت می‌کند.
اما تفاوت امین اموال و جمعدار اموال چیست؟ در پاسخ باید گفت که قانون به صراحت تفاوتی بین دو قائل نشده و به این موضوع اشاره نکرده است. با این حال، معمولا این دو اصطلاح را معادل هم در نظر می‌گیرند. هر چند که اصطلاح جمعدار در ادارات و سازمانهای دولتی در گذشته بیشتر کاربرد داشته است.
چنانچه ماده 17 آییننامه شرایط انتخاب امین اموال بیان می‌کند:
«چنانچه امین اموال منصوب شده براساس ماده 34 قانون محاسبات عمومی کشور، همان جمعدار قبل اموال باشد، امین اموال باید در دفاتر مورد عمل شروط فعالیت خود را با سمت امین اموال و براساس این آییننامه مشخص و تفکیک نماید.»
جمع‌بندی
در این مقاله تلاش کردیم تا براساس مواد قانونی مختلف تعریف دقیقی از امین اموال در ادارات دولتی، مسئولیتها و شرح وظایف او ارائه دهیم. باید توجه کنید وظایف جمعدار یا امین اموال جزء مسئولیت‌های مالی یک سازمان بوده و انجام آن به شکل دستی و بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری امکان‌پذیر نیست.
نرم افزار اموال و دارایی های ثابت همکاران سیستم به گونه‌ای طراحی شده که با استفاده از آن به راحتی می‌توان تمامی فرایندهای، حسابداری، انبارداری و مدیریت اموال در سازمان را به بهترین شکل انجام داد. برای دریافت مشاوره رایگان در این زمینه با کارشناسان ما در تماس باشید.