بیشتر مقاله‌هایی که با موضوع جلسات نگاشته می‌شوند، به چگونگی می‌پردازند، در حالیکه برای بهبود فرآیند جلسات باید به دلایل تشکیل جلسه توجه بیشتری داشت. به عبارت دیگر جلسه‌ای که به دلایل اشتباه برگزار می‌شود اهمیتش در برابر اینکه چرا هنوز این دلایل و موارد اشتباه برای تشکیل جلسات وجود دارند، بسیار کمتر است.
همهٔ ما تجربهٔ حضور در جلسات بد را داشته‌ایم. جلساتی که بدون هدف، دستور جلسه، آمادگی پیش از جلسه، سند، برنامه‌ریزی قبلی، صورت‌جلسه، لیست اقدامات بعدی، پیگیری انجام صورت‌جلسه و … برگزار می‌شوند. همهٔ ما از چنین جلساتی بدمان می‌آید. همهٔ ما می‌خواهیم فرآیند برگزاری چنین جلساتی را بهبود ببخشیم. به همین دلیل است که نوشته‌هایی با موضوع «مدیریت جلسات» از محبوبیت زیادی برخوردار هستند. اما در نهایت بیشتر این نوشته‌ها ما را به واکاوی و حل مشکل اصلی نمی‌رسانند. مشکل اصلی این است که بیشتر زمان جلسات برای بررسی هدف‌های اشتباه به هدر می‌روند.
در این نوشته قصد داریم با پیشنهاد یک راه حل مؤثر، زمان جلسات شما را کاهش دهیم و در مورد جلساتی صحبت می‌کنیم که به دلایل کم اهمیت و نه مشابه هم تشکیل می‌شوند. تجربه نشان داده است که به‌کارگیری این توصیه‌ها تا ۹۰ درصد جلسات شما را کاهش خواهند داد.
قطعاً این حرف بدین معنا نیست که شما می‌توانید تنها در ۱۰ درصد از زمان، کار‌هایتان را انجام دهید بلکه باید تمام سعی و تلاشتان در این باشد که مشکلات را در زمان‌های کاری خارج از فضای جلسه برطرف کنید. به عبارت دیگر باید مؤثر‌تر و با خلق و خویی بهتر کار کنید و تلاش کنید به نتایج بهتری دست یابید.
راز موفقیت در چیست؟
هدف اصلی برای برگزاری جلسات فقط تصمیم‌گیری و سپردن مسئولیت به افراد است. هیچ هدفی به غیر از این دو مورد برای برگزاری جلسات پذیرفتنی نیست.
پس از این پس جلساتی از جنس 
بحث و گفتگو،
به روز رسانی،
گزارش‌دهی،
اطلاع رسانی،
ارائهٔ مطلب،
بررسی،
گفتگو،
ارزیابی،
ارتباطی،
هم اندیشی،
بازبینی،
و آموزشی نخواهیم داشت. فقط و فقط هدف از تشکیل جلسه باید دو موضوع تصمیم‌گیری و سپردن مسئولیت به افراد باشد.
مطمئناً برای رسیدن به تصمیم و مسئولیت‌سپاری باید تبادل اطلاعات داشت، روند پیشرفت پروژه‌ها را به دقت مورد پایش قرار داد، از آخرین وضعیت موضوعات اطلاع داشت، اسناد و مدارک را به دقت مطالعه کرد، در مورد نظرات مختلف بحث و تبادل نظر انجام داد، انتخاب‌های پیش رو را تجزیه و تحلیل کرد و هزینه و مزایای انجام کار را مورد ارزیابی قرار داد. اما از یاد نبریم که این موارد اهداف میانی ما هستند و آنچه اهمیت دارد این است که هدف نهایی ما از تشکیل یک جلسه فقط و فقط باید تصمیم‌گیری و مسئولیت‌سپاری باشد.
برای رسیدن به اجرای مؤثر فعالیت‌ها در شرکت لازم است که تیم مدیریتی هوشمندانه تصمیم بگیرد، قاطعانه تفویض کند و بی‌عیب و نقص اجرا کند.
جلسه‌ای خوب است که به دو هدف اول تمرکز کند و بعد به سراغ موضوع سوم برود.
ضربه زدن به توپ
اگر در کلاس‌های آموزشی تنیس و گلف شرکت کرده باشید، حتماً بار‌ها از زبان مربیتان اصطلاح ضربه زدن به میانهٔ توپ را شنیده‌اید. شما اگر روی توپ ضربه بزنید، ضرباتی کوتاه و با کمترین قدرت خواهید داشت.
اما همگی می‌دانیم که هدف اصلی بازی گلف این است که چرخش و نوسان توپ به موقع و در جای مناسب قطع شود و ضربه‌ها به هر نوعی که زده شوند، تنها وسیله‌ای برای رسیدن به این هدف اصلی هستند. هدف اصلی جلسات نیز تصمیم‌گیری و واگذاری مسئولیت است. اگر شما جلسه‌ای برای بحث و گفتگو تشکیل داه‌اید، این جلسات همان ضربه‌های کوتاه و کم قدرت در بازی گلف هستند. به عبارت دیگر شما در این وضعیت با کمترین توانایی و قدرتتان کار می‌کنید. به طور قطع شما می‌خواهید از طرق گفتگو به تصمیم‌گیری و واگذاری مسئولیت برسید، اما فراموش نکنید که هدف اصلی دستیابی به این دو مورد است و نه گفتگو!
تبادل اطلاعات، پایش روند پیشرفت پروژه‌ها، اطلاع از آخرین وضعیت موضوعات، مطالعه اسناد و مدارک، بحث و تبادل نظر و … اهداف میانی ما هستند و آنچه اهمیت دارد این است که هدف نهایی ما از تشکیل یک جلسه باید تصمیم‌گیری و مسئولیت‌سپاری باشد.
امروزه بسیاری از افراد در حال تمرین روشی از مدیریت هستند که تنها صحبت دربارهٔ یک مشکل را برای حل آن کافی می‌دانند. در واقع آن‌ها با عزت نفس تمام تنها زمانی به بیان توضیحات دربارهٔ کار‌هایشان می‌پردازند که آن کار‌ها تمام شده باشند.
هیچ‌گاه نمی‌توان از نقش تعهد و قبول مسئولیت به راحتی گذشت. واضح است که اگر انسان‌ها پس از صرف ساعت‌های طولانی گفتگو در خصوص یک مشکل، راه حلی برایش پیدا نکنند، افسرده و نا‌امید خواهند شد.
اهمیت و ارزش اطلاعات
تصور کنید باید ۲۴ ساعت آینده را در یک سلول انفرادی بگذرانید. من به شما پیشنهاد می‌دهم که شماره شانسی را که در قرعه‌کشی عصر حتماً برنده خواهد شد، به شما بگویم. کارت جایزه ۱۰۰ میلیون دلاری در دسترس شماست. حاضرید چقدر برای این اطلاعات بپردازید؟
هیچی، حتی یک ریال.
این اطلاعات هیچ ارزشی ندارد چرا که شما زندانی هستید و عملاً هیچ کاری نمی‌توانید با آن بکنید.
به یاد داشته باشید اطلاعات زمانی ارزشمند هستند که شما با استفاده از آن‌ها به بهترین نتایج دست پیدا کنید، نتایجی که بدون داشتن اطلاعات رسیدن به آن‌ها غیرممکن به نظر می‌رسد. به عبارت دیگر اگر این اطلاعات شما را به سمت انجام کاری متفاوت از زمانی که به این اطللاعات دسترسی نداشتید، سوق ندهد، هیچ ارزشی ندارد.
در مورد بلیت هم شما نه خود امکان خرید آن را دارید و نه می‌توانید از شخص دیگری بخواهید که این کار را برای شما انجام دهد، پس اطلاعات مربوط به آن نیز هیچ ارزشی نخواهد داشت.
همین منوال برای جلسات نیز صادق است. اگر برگزاری جلسه‌ای اعضا را به سمت یک راه و روش متفاوت و تأثیر گذار هدایت نکند، ارزشش صفر است. راه و روشی که قطعاً بدون برگزاری جلسه به آن نمی‌رسیدید.
یک پیشنهاد ارزشمند
برای برگزاری جلسه لازم است تمام اعضا در یک زمان خاص در مکانی مشترک (حتی در فضای مجازی) حضور داشته باشند. این بخش حاوی یک پیشنهاد گران بها برای شماست. بدانید که تنها یک دلیل علمی برای توجیه برگزاری جلسه وجود دارد که در ادامه به آن اشاره می‌شود: طرح‌ریزی تعاملی، بررسی استراتژی‌های محتمل، اتخاذ تصمیم‌های گروهی و واگذاری مسئولیت‌ها در جهت پیشبرد استرانژی منتخبی که به اعتقاد اعضای تیم امکان رسیدن به هدف مأموریت تیم را بیش از پیش افزایش خواهد داد.
قطعاً دلایل اجتماعی و استدلالی زیادی برای دور هم جمع شدن وجود دارد، اما هدف از برگزاری جلسات منظم دوره‌ای بیشتر پیگیری و پیشبرد وظایف محوله است تا ایجاد ارتباطات.
راه‌های زیادی برای به‌روز رسانی اطلاعات اعضای تیم در مورد وضعیت نوآوری‌ها و فعالیت‌های تازه، دریافت گزارش‌های پیشرفت، به جریان انداختن اطلاعات، بررسی درخواست‌ها، مطرح کردن سؤال‌ها و موضوعات، ابراز مخالفت، بیان پیشنهادها و گزینه‌های احتمالی، بدون برگزاری جلسات و ملاقات وجود دارد.
استفاده از ایمیل و اشتراک‌گذاری اسناد و حتی استفاده از شیوه‌های جدیدتری مانند انواع ابزارهای الکترونیکی به خوبی این کار‌ها را برایمان انجام می‌دهند.
قطعاً باید به طور همه جانبه تأثیر راهکارهای جایگزین جلسات را بر روی چگونگی پیشبرد مأموریت تیم، مورد ارزیابی قرار داد. برای بررسی این موضوع هر کدام از اعضای تیم لازم است اطلاعات و دانش خود را دربارهٔ تهدید‌ها و فرصت‌هایی که پیرامون محیط کارشان وجود دارد، به اشراک بگذارند.
برای نمونه، تیم مدیریتی یکی از سه شرکت بر‌تر فناوری اطلاعات دنیا که برای چندین سال از مشاوره‌های ما بهره می‌گرفتند، موفق شدند جلسات هفتگی ۴ ساعتهٔ پایش پروژه‌های خود را که از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌کردند، متوقف کنند. روش جایگزین اشراک‌گذاری اسناد در این شرکت به شرح زیر است و هر مدیر پروژه موظف است گزارشی در سه بخش را آماده کند که شامل موارد زیر می‌شود:
۱) کارهای انجام شده تیم در هفتهٔ گذشته،
۲) کارهای برنامه‌ریزی شده برای هفتهٔ پیش رو،
۳) مسائلی که برای حل آن نیاز به کمک دارند.
و تنها زمانی که برای موضوع ۳ نیاز به تعامل تمام اعضا باشد، جلسه تیمی برگزار خواهد شد. در غیر این‌صورت برای گفتگو در خصوص جزئیات، مذاکرات فرعی بین اعضای تیم‌ها برگزار خواهد شد.
در این حالت نیز تنها افراد مرتبط با موضوع به این مذاکرات دعوت خواهند شد. هیچ کس در طول این گفتگو بیکار نخواهد نشست و تمام افراد باید در راستای اخذ تصمیم و واگذاری مسئولیت‌ها در جهت حل مشکل نقش فعالانه‌ای داشته باشند.
در حال حاضر میانگین زمان برگزاری جلسات در سطح مدیریتی این شرکت آی تی به ۴ ماه یک بار رسیده است که آن هم به منظور اتخاذ استراتژی‌های جدید و ارتباط بین منابع انسانی برگزار می‌شود.
همه افراد این جلسات را که تنها۱۰ درصد از زمان هفتگیشان را می‌گیرد، دوست دارند.
Acid Test
اکنون زمان عمل فرا رسیده است، ماژیک قرمزی بردارید و روی دستور جلساتی که واژه‌هایی نظیر «بحث و گفتگو»، «به روز رسانی»، «گزارش‌دهی» و هر کلمه‌ای به جز تصمیم‌گیری دارد، خط بکشید و حالا ببنید که چه جلساتی برای شما باقی می‌ماند.
سپس برای جلسات باقی مانده این سه سؤال را از خودتان بپرسید:
– اگر این جلسه موفقیت آمیز باشد، چه کار متفاوتی انجام خواهیم داد؟
– چرا برای انجام این کار نیاز به برگزاری جلسه داریم؟
– این جلسه چگونه به ما در رسیدن به اهداف تیم یاری خواهد رساند؟
شرط می‌بندیم که با به‌کارگیری این روش ۹۰ درصد از جلسات شما محو خواهند شد.
منبع:
linkedin