شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی یا حتی خصوصی بعد از طی مراحل مشخص، اقدام به جذب نیروی انسانی مورد نیاز خود می‌کنند. جذب، استخدام و شروع به کار افراد در هر مجموعه نیازمند طی مراحل، روال قانونی و اداری مربوط به همان سازمان بوده که یکی از آنها صدرور حکم کارگزینی یا حکم پرسنلی است.
برای کارکنان هر سازمان خصوصی یا دولتی در بدو ورود و استخدام، حکمی تحت عنوان حکم پرسنلی یا همان کارگزینی صادر می‌شود که حاوی نکات، اطلاعات حقوقی و استخدامی مهمی برای فرد و سازمان مربوطه است. در این مقاله با ما همراه باشید تا به جزئیات و نکات بیشتری در این زمینه اشاره کنیم.
حکم کارگزینی چیست و چه نکات مهمی دارد؟
حکم کارگزینی برگه‌ای رسمی است که از طرف سازمان برای فرد تازه استخدام شده صادر شده و نشان‌دهنده‌ی شروع به کار رسمی افراد است. حکم پرسنلی یا حکم کارگزینی معمولا توسط بالاترین مقام سازمان یا مافوق کارمند صادر شده که محتویات آن به نوعی تعهدات کارفرما و کارمند را در قبال یکدیگر نشان می‌دهد.
طبق حکم پرسنلی، کارمند باید براساس اختیارات قانونی که به وی اعطا می‌شود، یک سری وظایف را برای سازمان مورد نظر خود انجام دهد. همچنین در قبال آن، کارفرما نیز متعهد به پرداخت حق و حقوق وی می‌شود. بنابراین جنبه حقوقی بالایی برای طرفین دارد.
این حکم همچنین می‌تواند نشان‌دهنده تغییر وضعیت فرد شاغل در سازمان مانند ارتقاء شغلی وی باشد که بعد از صدور و تایید توسط واحد منابع انسانی بایگانی می‌شود. گاهی اوقات نیز امکان دارد صدور اینگونه اسناد به علت افزایش حقوق، ترفیع یا مواردی از این قبیل باشد که در کل نیازمند صدور حکم است.
احکام کارگزینی در یک نگاه می‌توانند جایگاه افراد در چارت سازمانی را نشان دهند. این چارت ممکن است در ادامه دچار تغییر شده و وضعیت شغلی افراد نیز به دنبال آن تغییر کند.
ضمن آنکه کارکنان یک سازمان می‌توانند از این سند برای دریافت برخی امتیازات خارج از سازمان، از قبیل دریافت تسهیلات یا اخذ ویزای خارج از کشور نیز استفاده کنند.
اما حکم کارگزینی حاوی چه اطلاعات و نکات مهمی است که باید طرفین (کارمند و کارفرما) به آن توجه کافی داشته باشند:
- اطلاعات هویتی کارمند: شامل نام، نام خانوادگی، شماره ملی و شناسنامه، وضعیت تاهل، محل تولد، تحصیلات، سوابق و سایر اطلاعات مورد نیاز.
- مزایا و حقوق و دستمزد کارمند: شامل حقوق ثابت، پاداش، حق مسکن، حق اولاد، سختی کار، حق سرپرستی و سایر مزایای مرتبط دیگر.
- هویت شغلی و سازمانی کارمند: محل جغرافیایی خدمت سازمانی، عنوان، ردیف و رسته شغلی، واحد سازمانی محل خدمت، پست سازمانی، نوع استخدام و برخی موارد دیگر.
حکم پرسنلی ممکن است شامل اطلاعات و نکات دیگری در خصوص وضعیت رابطه فرد با کارفرما باشد که معمولا بسته به دولتی یا خصوصی بودن سازمان متفاوت است.
نکته مهم دیگر آن است که این حکم غالبا مبنای پرداخت و حقوق و دستمزد به افراد است و یک نسخه از آن به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. همچنین معمولا یک نسخه در اختیار خود فرد و نسخه دیگر در اختیار واحد منابع انسانی قرار می‌گیرد.
در آخر باید به این نکته مهم اشاره کرد که در صورت بروز دعاوی حقوقی بین کارکنان با سازمان؛ حکم پرسنلی معمولا می‌تواند جزء اسناد حقوقی مورد استناد برای مراجع ذی‌صلاح باشد. از همین رو در تدوین و صدور آن باید دقت کافی به خرج داد.
انواع حکم کارگزینی کدامند؟
براساس نوع سازمان و همچنین رابطه استخدامی، می‌توان حکم مربوطه را به چندین نوع تقسیم‌بندی کرد که هر کدام علی‌رغم برخی شباهت‌ها، دارای تفاوت‌ها و نکات مربوط به خود هستند.
معمولا در یک نگاه کلی نظام استخدام کشور به دو بخش خصوصی و دولتی تقسیم‌بندی می‌شود. هر کدام از این دو بخش به طرق مختلف از جمله استخدام رسمی، پیمانی، قراردادی، شرکتی و خرید خدمت اقدام به جذب و تامین نیرو می‌کنند.
حکم کارگزینی کارگران رسمی
احکام کارگزینی می‌توانند بسته به نوع استخدام به لحاظ حقوقی تفاوت‌هایی با یکدیگر داشته باشند. معمولا حکم کارگزینی شرکت‌های خصوصی برگرفته از قانون کار، قانون تامین اجتماعی و استخدام قراردادی است. در این حالت برای افراد قرارداد پرسنلی صادر می‌شود که از همین قوانین نیز باید تبعیت کند.
هر چند گاهی اوقات برای آن دست از افرادی که به شکل دائم در یک شرکت خصوصی استخدام می‌شوند، حکم صادر می‌شود که به آن حکم کارگزینی کارگران رسمی نیز گفته می‌شود.
حکم کارگزینی کارکنان رسمی دولت
از آنجا که بخش خصوصی اکثرا به شکل قراردادی و مدت زمان مشخص اقدام به جذب نیرو می‌کند، بنابراین بحث حکم کارگزینی معمولا مربوط به سازمان‌های دولتی و کارمندان دولت است.
بخش دولتی غالبا به اکثر روش‌های گفته شده اقدام به جذب نیرو می‌کند که بخشی از آنها به شکل استخدام رسمی و براساس قانون مدیریت خدمات کشوری است. برای این دسته از افراد حکم کارگزینی صادر و برای سایر افراد معمولا قرارداد پرسنلی صادر می‌شود.
ناگفته نماند که انواع دیگری از نظام استخدام در بخش دولتی وجود دارد که هر کدام از آنها تعهدات و وظایف مخصوص به خود را برای کارکنان و سازمان به دنبال دارد.
حکم کارگزینی بازنشستگان
بازنشستگان دولت و حتی بخش خصوصی نیز می‌توانند این نوع حکم را دریافت کنند. آنها ممکن است بنا به دلایل مختلف به آن نیاز داشته باشند.
بازنشستگان می‌توانند برای دریافت حکم کارگزینی به سایت صندوق بازنشستگی کشوری یا تامین اجتماعی مراجعه کرده و نیازی به مراجعه حضوری نیست.
در صدور احکام پرسنلی به چه نکاتی باید توجه کرد؟
شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف بسته به خصوصی یا دولتی بودن سازمان و برخی فاکتورهای دیگر به هنگام صدور اینگونه احکام باید برخی نکات مهم را مدنظر قرار دهند تا از بروز اختلافات حقوقی احتمالی در آینده جلوگیری کنند. از جمله این نکات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
1: توجه به قوانین، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های تامین اجتماعی، قانون کار و سایر مقررات مربوط به وزارت کار
2: توجه به قوانین خدمات کشوری، آیین‌نامه‌های استخدامی یا دستورالعمل‌های اداری مربوط به هر سازمان
3: در نظر گرفتن چارت سازمانی و جایگاه فرد تازه استخدام شده در آن.
4: سوابق، تحصیلات، سن و سایر اطلاعات شغلی و هویتی افراد
جمع‌بندی
ما در این مقاله تلاش کردیم تا ضمن اشاره به تعریف حکم کارگزینی، به مهم‌ترین نکات مربوط به آن برای افراد، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف دولتی و خصوصی اشاره کنیم.
با این حال، امروزه با توجه به اهمیت این احکام و نقش آن در چارت سازمانی شرکت‌ها و پیچیدگی‌های مربوط به آن، اکثر کسب‌وکارها و سازمان‌های مهم از راهکارهای نرم‌افزاری از قبیل نرم افزار کارگزینی برای مدیریت این اسناد استفاده می‌کنند.