نیازمندی‌های اطلاعاتی مدیران در شرکت‌های بزرگ چیست؟
شرکت‌های بزرگ با توجه به گستردگی، پیچیدگی و تنوع کسب‌وکارشان، با نیازهای اطلاعاتی متفاوتی در مدیریت و توسعهی بازار روبه‌رو هستد:
- در اختیار داشتن اطلاعات یکپارچه از تمامی واحدهای عملکردی و فرایندهای سازمان؛ که دیدی جامع و یکپارچه از تمامی ابعاد کسبوکار به‌منظور ارزیابی و تحلیل ارتباط میان بخش‌های مختلف سازمان، تاثیر عملکرد هر بخش بر سایر بخش‌ها و درنهایت بر خروجی‌های نهایی سازمان ایجاد می‌کند.
- در اختیار داشتن اطلاعات دقیق از شاخص‌های کلیدی عملکرد کسبوکار؛ که تبدیل داده‌های انبوه موجود در سازمان به اطلاعات مفید و قابل اتکا، امکان مقایسه‌ی عملکرد با اهداف تعیین شده و اخذ تصمیمات دقیق براساس این اطلاعات را در اختیار سازمان می‌گذارد.
- چابکی در پاسخ‌گویی به نیازها و توسعهی سهم بازار؛ که بهبود کیفیت و سرعت‌بخشی به فرایندهای کسبوکار، در اختیار داشتن بینشی عمیق از وضعیت فعلی و فرصت‌های پیشِ رو برای اخذ تصمیمات هوشمندانه و پاسخ‌گویی به‌موقع به تغییرات، چابکی لازم برای توسعهی سهم بازار را فراهم می‌کند.
راهکارهای مدیریت منابع سازمان، چگونه به مدیریت کسبوکارهای بزرگ کمک می‌کند؟
پیادهسازی راهکارهای مدیریت منابع سازمانی (ERP)، ضمن مکانیزه کردن عملیات و فرایندها، اطلاعات کسب و کار را یکپارچه کرده و افزایش سرعت تصمیم‌گیری، چابکی و بهینه‌گی فرایندها را به همراه خواهد داشت و درنهایت منجر به بهبود عملکرد کسبوکار خواهد شد. از دستاوردهای دیگر پیادهسازی نرم افزار ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- سرعت در تصمیم‌گیری و اجرا
- افزایش سرعت و دقت عملیات
- در اختیار داشتن اطلاعات در لحظه از شاخص‌های عملکردی
- انجام راحت‌تر وظایف کارکنان
- اطمینان از اجرای قوانین و مقررات
- ارائه گزارش‌های قانونی و مدیریتی
- یکپارچهسازی سیستم‌ها و فرایندها در نقاط جغرافیایی مختلف
- قرار گرفتن سازمان در موقعیت رشد
- استانداردسازی عملیات در همه‌ی شرکت‌ها
- کاهش سرمایه در گردش و بهبود گردش مالی
- ایجاد ارتباط اطلاعاتی موثر با مشتریان و تامین کنندگان سازمان
چالشهای پیادهسازی راهکارهای ERP در شرکت‌های بزرگ چیست؟
مدیریت تغییرات سازمانی (OCM)
از مهم‌ترین چالشهای استقرار نرم‌افزارهای ERP در شرکت‌های بزرگ عدم تمایل کاربران یا مدیران به استقرار این سیستم‌ها و وجود مقاومت در برابر تغییر و استقرار نرم‌افزارهای جدید است. نگرانی از تغییر زیرساخت‌های پیشین، عدم تطابق کامل با نیازهای خاص سازمانی و به طور کلی موارد فرهنگی و فردی از جمله دلایل مقاومت در برابر تغییر است که در صورت ایجاد انعطاف در برآوردن نیازهای خاص سازمان‌ها و ارائه سیستم منطبق با تکنولوژی روز دنیا، دغدغه‌های مربوط به پیادهسازی ERP بسیار کاهش خواهد یافت.
براین اساس، برای مدیریت مناسب تغییرات سازمانی، لازم است برنامه‌ریزی مناسب در پروژه انجام و شرایط لازم برای استقرار سیستم‌ها با درنظر گرفتن پارامترهای زیر ایجاد شود:
- حمایت و تعهد قوی مدیران ارشد به پروژه
- ارزیابی آمادگی سازمانی نسبت به پیادهسازی ERP قبل از اجرا و برنامه‌ریزی براساس نتایج آن
- تدوین استراتژی آموزشی مناسب برای موضوعات فرایندی و فنی
- ایجاد حمایت در کاربران و همراه کردن آنان با پروژه
- شفاف‌سازی تغییرات نقش‌های سازمانی و مسئولیت‌های افراد
- ایجاد و استفاده از کانال‌های ارتباطی مناسب برای برقراری ارتباط موثر با کاربران
- ایجاد تیم راهبری مناسب (مرکز تعالی) در سازمان مشتری برای پشتیبانی و راهنمایی کاربران
- سنجش میزان استفاده از سیستم توسط کاربران و ترغیب کاربران به استفاده از سیستم‌ها
- پایش و ردیابی مستمر میزان استفاده از سیستم ها توسط مدیران و مدیران پروژه شرکت استقراردهنده
نیازمندی‌های خاص کسب و کار (SC)
حجم بالای فعالیت شرکت‌های بزرگ، گستردگی کسبوکار و وجود ساختارهای شکل یافته، منجر به ایجاد نیازمندی‌های نرم‌افزاری خاص و متناسب با مدل‌های کسبوکار این شرکت‌ها می‌شود. درنتیجه لازم است راهکارهای ERP برای پاسخ‌گویی به نیازهای آن‌ها متناسب‌سازی شوند. وجود ابزارهای متناسب‌سازی در ERP در چند سطح امکان پذیر است:
- پیکربندی ماژول‌های ERP با توجه به نیازهای خاص مشتری
- توسعه کارکردهای ماژول‌ها با استفاده از ابزارهای فرم‌ساز و طراح گردش کار
- ایجاد سیستم جدید و یکپارچهسازی آن به ماژول‌های موجود
- توسعه کارکرد در سطح کد برنامه براساس نیاز مشتری
هر چند این ابزارها، امکانات کاملی در اختیار مشاورین استقرار قرار می‌دهد ولی بایستی در میزان متناسب‌سازی احتیاط کرد. سطح متناسب‌سازی استاندارد بین ۱۰% تا ۲۵% است و لازم است میزان متناسب‌سازی توسط شاخص‌هایی مشخص اندازه گیری شود.
گستردگی فعالیت و پراکندگی جغرافیایی کسب و کارهای بزرگ و لزوم یکپارچگی سیستم‌ها
از دیگر چالشهای پیادهسازی راهکار ERP در کسبوکارهای بزرگ، گستردگی فعالیت و در اختیار داشتن شعب و نمایندگی‌های متعدد در سراسر کشور است. پیادهسازی راهکارهای نرم‌افزاری در هر شعبه و نمایندگی و ایجاد یکپارچگی در عملیات و فرایندها مستلزم اختصاص تیمی بزرگ و منسجم از نیروهای متخصص برای شناخت شرایط موجود، استقرار سیستم‌ها، آموزش کاربران و پشتیبانی از سیستم‌ها است.
اجرای پروژه در خارج از زمانبندی توافق شده
یکی از اصلی‌ترین چالشهای مدیران پروژه ERP در پروژه‌های بزرگ، پیادهسازی پروژه در چارچوب زمانی توافق شده است. به دلایل متعددی پروژه‌ها خارج از زمانبندی توافق شده اجرا می‌شوند که با پیش بینی درست این عوامل، می‌توان انحرافات را به حداقل رساند. از جمله دلایل عدم تعهد به زمان عبارتند از:
- گسترش محدوده پروژه پس از شروع استقرار
- مشکلات مربوط به داده‌ها و لزوم حل مشکلات ایجادشده به دلیل خرابی داده‌ها در زمان کانورت اطلاعات
- موضوعات فنی و آماده نبودن زیرساخت‌های فنی لازم
- مشکلات سازمانی شامل : عدم حمایت و هماهنگی مدیران، تغییرات مدیریتی در حین استقرار
- اختصاص چارچوب زمانی غیرواقع بینانه برای پروژه
- محدودیت‌های منابع
- تضاد اولویت‌ها
- مشکلات آموزشی کاربران
- عدم تحویل به موقع نیازمندی‌ها توسط فروشنده نرم‌افزار
افزایش هزینه‌های پروژه خارج از بودجه پیش‌بینی شده
درصورت تغییر زمانبندی پروژه خارج از چارچوب اولیه، متعاقبا هزینه‌های پروژه نیز تغییر کرده و ممکن است از سقف بودجه پیش بینی تجاوز کند.
ابهام در خروجی‌های مورد انتظار (Implementation Outcome)
یکی از موضوعات اصلی در اجرای پروژه، تعیین اهداف دقیق و روشنی است که به توافق همه مدیران مشتری و شرکت مشاور رسیده باشد. دربرخی مواقع از زمان آغاز پروژه مدیران درباره‌ی خروجی‌های پروژه ابهام دارند. این خروجی‌ها یا به درستی تعریف و توافق نشده و یا در ابتدای پروژه وضعیت اولیه به درستی اندازه گیری نشده است که در پی آن، پس از اتمام پروژه امکان ارائه دستاوردهای ملموس پروژه برای مدیران وجود ندارد. و این موضوع تاثیر مستقیمی بر رضایت مشتری از اجرای پروژه دارد.
بازبینی فرایندهای کسبوکار
برخی از کسب‌وکارها در پیادهسازی ERP با این پرسش روبرو هستند که رویه‌های پیشین تا چه‌اندازه درست هستند بوده و کدام‌یک باید تغییر کنند؟ انطباق‌پذیری سازمان برای پیروی از روش‌های بهینه چقدر است؟ بدون شک، بدون بهبود و اصلاح فرایندهای کسبوکار، منافع مورد انتظار پیادهسازی ERP محقق نخواهد شد. از این رو، بسیاری از شرکت‌ها هم‌زمان با اجرای پروژه‌ی ERP از مشاورین فرایند در کنار مشاورین ERP بهره می‌جویند تا با شناخت عمیق از وضعیت موجود فرایندها و مقایسه با روش‌های بهینه ، گام‌های درستی در بازمهندسی سازمان خود بردارند.
لزوم انتخاب مشاور مناسب برای استقرار
انتخاب مشاورانی که تجربه‌ی مناسب در اجرای پروژه‌های بزرگ در شرکت‌های مشابه داشته باشد؛ تاثیر بسیاری در موفقیت پروژه دارد. در انتخاب مشاور، باید به موارد زیر توجه کرد:
- در اختیار داشتن کارشناسان خبره که دارای تحصیلات مرتبط و تجربه کاری کافی باشند.
- داشتن سبد کاملی از تخصص‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه ها (مدیران پروژه، متخصصین حوزه سیستم‌ها، کارشناسان زیرساخت، کارشناسان فنی)
- داشتن متدولوژی مناسب برای مدیریت پروژه استقرار براساس استانداردهای جهانی مدیریت پروژه و استانداردهای شرکت‌های نرم افزاری بزرگ دنیا
- آشنایی با فرایندهای کسبوکار صنعت مربوطه و داشتن تجربه در شرکت‌های بزرگ آن صنعت