پس از ۲۰ سال کمک به سازمان‌های بین المللی برای برنامه ریزی و ارائه دوره‌های آموزشی، به ویژه در زمینه مدیریت پروژه و تحلیل کسب و کار (Business Analysis)، به این نتیجه رسیده‌ام که یک سری اشتباه‌های رایج در برنامه ریزی، اجرا و عملیاتی کردن «آموزش» در سازمان‌ها وجود دارد.
در مارس سال ۲۰۱۱ موسسه ای. اس. آی اینترنشنال (ESI International) یک نظرسنجی اینترنتی بین المللی انجام داد با عنوان «کاربرد آموزش و انتقال دانش در محل کار: چگونه می‌توان به آرزو‌ها جامه عمل پوشاند؟» در این نظرسنجی از بیش از ۳۲۰۰ مدیر آموزشی و مدیران نهادهای دولتی و موسسات مالی این سوال پرسیده شد که آیا آن‌ها سیستم یا مجموعه فرایندهایی دارند که طی آن مطمئن شوند کارآموزان، آموزش‌هایی را که دریافت می‌دارند، در شغل خود به کار می‌گیرند و از این طریق عملکرد واقعی افراد ارتقا یافته و بهره وری کل مجموعه نیز افزایش می‌یابد. با توجه به نتایج این نظرسنجی و با استفاده از تجربیات شخصی‌ام، مجموعه راهکارهایی را به مدیران آی تی سازمان‌ها پیشنهاد می‌کنم که با استفاده از آن می‌توانند سطح کیفی دوره‌هایی را که در سازمان برگزار می‌شود، ارتقا بخشند.
برای افراد روشن کنید قرار است چه تغییراتی حاصل شود؟
پیش از آنکه حضور در دوره‌های آموزشی را به کارکنان خود توصیه کنید، برای آن‌ها توضیح دهید که اصولاً چرا آن‌ها باید در این دوره‌ها شرکت کنند، در پایان چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و سازمان انتظار دارد چه دستاوردهایی حاصل شود.
اینجا معمولاً همان نقطه‌ای است که مورد غفلت قرار می‌گیرد؛ یعنی جایی که کلاس آموزشی با راهبردهای IT یا مهم‌تر از آن، با راهبردهای کسب و کار سازمان ارتباط پیدا می‌کند.
مدیر آی تی (CIO) سازمان باید تمرکز ویژه‌ای بر ارتقای سطح قابلیت‌های کاری افراد داشته باشد و این بدان معناست که شما به عنوان مدیر آی تی سازمان خود، باید به روش‌های زیر، تغییرات مورد نظر را مدیریت کنید:
۱. بیان وضعیت فعلی سازمان و نیز تشریح مشکلی که قرار است با این دوره‌ها حل شود.
۲. بیان اینکه چرا برای پشتیبانی از استراتژی رشد شرکت در آینده، ما به یک رشته تغییرات در دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌های افراد نیازمندیم.
۳. در نظر گرفتن فرآیند مدیریت تغییر به عنوان بخشی از توسعه مهارت‌ها در کنار ارتقای سطح علمی کارکنان و سیستم‌های آموزش و پشتیبانی.
پیش از آنکه حضور در دوره‌های آموزشی را به کارکنان خود توصیه کنید، برای آن‌ها توضیح دهید که اصولاً چرا آن‌ها باید در این دوره‌ها شرکت کنند، در پایان چه انتظاراتی می‌توانند داشته باشند و سازمان انتظار دارد چه دستاوردهایی حاصل شود
نقشه دوره آموزشی و نتایجی را که از آن انتظار دارید، ارائه دهید
شما در دوره‌های آموزشی، برای اولویت بندی پیش نیاز‌ها و نیز مدیریت پروژه‌های IT به گونه‌ای که با استراتژی‌های کسب و کار سازمان همسو باشد چه چارچوب و طرحی دارید؟
شاید بگویید: این سوال را باید از دفتر مدیریت پروژه (PMO) سازمان بپرسید. اما تجربه نشان می‌دهد که دفتر مدیریت پروژه هم نمی‌تواند پاسخ روشن و مشخصی به این سوال بدهد.
اینجاست که ارزش و نقش مدیر آی تی نمایان می‌شود. مدیران آی تی باید به گونه‌ای روشمند و با رویکردی جامع، به این مساله فکر کنند و طرح‌هایی را پی ریزی کنند که در آن مشخص شود دوره‌های آموزش قرار است چه تغییراتی را در کارکنان، فرآیند‌ها و ابزار سازمانی به وجود آورد. این امر از آنجا اهمیت بیشتری می‌یابد که اصولاً آموزش یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت سازمان به شمار می‌رود.
به زبان کسب و کار سخن بگویید، نه زبان IT
مدیران آی‌تی باید ارزش یک دوره آموزشی را بر اساس راهبردهای کلی کسب و کار سازمان تعریف کنند و بسنجند. هنگامی که ارزش مورد انتظار از برگزاری دوره، روشن و قابل درک باشد (معمولاً در چهار حوزه، شامل: به حداکثر رساندن بازده، افزایش چابکی سازمان، به حداقل رساندن تهدیدات و بهبود عملکرد)
شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای مختلف، کمیت و کیفیت وضعیت فعلی سازمان را نشان دهید و معیارهای کسب موفقیت را نیز تعیین کنید. این ابزار سنجش، ابزار مدیریت و کنترل شما خواهد شد که با استفاده از آن از یک سو می‌توانید بهبودهای به دست آمده در بستر زمان را نشان دهید و از سوی دیگر با افراد و نهادهای ذینفع، ارتباطات سودمندی برقرار کنید.
در کارآموزان انگیزه ایجاد کنید
کارکنان خود را تشویق کنید تا با روحیه‌ای مناسب برای شرکت در دوره‌های آموزشی آماده شده، این دوره‌ها را با موفقیت طی کرده و در نهایت آموخته‌ها را به خوبی مورد استفاده قرار دهند. در نظرسنجی ای. اس. آی اینترنشنال، فقط ۲۰ درصد پاسخ دهندگان گفته‌اند که برای حضور در دوره‌های آموزشی، پاداش مالی یا مشوق‌های دیگر دریافت کرده‌اند. این امر و دیگر داده‌های موجود نشان می‌دهد که امروزه نحوه ایجاد انگیزش در کارکنان برای حضور در دوره‌هایی که سازمان تعیین می‌کند، پیچیده‌تر شده است. روش‌های مختلفی در این زمینه وجود دارد. به عنوان مثال اگر قصد ارائه پاداش مالی ندارید، می‌توانید از روش‌هایی مانند «اختصاص وقت» به آن‌ها استفاده کنید. برای مثال صرف ناهار با مدیر عامل شرکت و گپ زدن دوستانه با وی، حس خوبی به کارمندان القا می‌کند.
مدیر فعالی باشید
برای اطمینان یافتن از اینکه دوره‌های آموزشی همسو با اهداف سازمان بوده و بر عملکرد کارکنان تاثیر مثبتی از خود بر جای می‌گذارد (یا خیر)، مدیران نقش مهمی ایفا می‌کنند. در نظرسنجی ای. اس. آی اینترنشنال مشخص شد که دلگرم بودن به حمایت مدیر سازمان، دومین راهبرد مهم در یادگیری سازمانی به شمار می‌رود.
مدیران باید نقشی بیش از صرفا «تایید دوره آموزشی» ایفا کنند. آن‌ها باید مسئولیت روشنی در باره دوره‌های آموزشی داشته باشند و در هر مرحله از این دوره‌ها، پشتیبانی‌های راهبردی خود را با گشاده دستی ارائه کنند. از جمله این راهبرد‌ها می‌توان به طراحی برنامه یادگیری، کاربرد و تاثیرگذاری آن بر عملکرد کارمندان و ارتقای بهره وری در سازمان و نیز برگزاری جلسات بحث و گفتگو قبل و بعد از دوره اشاره کرد.
برای بعد از دوره، برنامه داشته باشید
آماده شدن برای دوره آموزشی مقوله‌ای است که به جای خود اهمیت دارد اما اینکه پس از دوره قرار است چه تغییراتی رخ دهد و چه بهبودهایی حاصل شود نیز باید کاملاً مورد توجه قرار گیرد.
حقیقت تلخ آن است که حدود ۶۰ درصد مدیران شرکت کننده در این نظرسنجی، اعلام کرده‌اند که از یک رویکرد سازمان یافته و منسجم برای آماده سازی کارکنان برای استفاده از آموخته‌ها در شغل خود، بی‌بهره‌اند. به نظر می‌رسد آن‌ها صرفا به بازخوردهای غیررسمی و حدس و گمان تکیه دارند. نداشتن برنامه پس از آموزش، تاثیرگذاری دوره‌های آموزشی را در پس پرده‌ای از ابهام قرار می‌دهد.
در واقع پس از اتمام دوره آموزشی، کار دشوار تازه آغاز می‌شود. مدیران آی تی باید مطمئن شوند استراتژی‌ها و تاکتیک‌هایی برای بعد از دوره آموزشی دارند که بر اساس آن آموخته‌ها و تغییرات فکری به دست آمده را در بطن سازمان مورد استفاده قرار خواهد گرفت و تاثیر خواهد گذاشت.
امروزه از این دست استراتژی‌ها فراوان است؛ از جمله برگزاری جلسات گفتگو و مباحثه پس از پایان دوره بین کارآموزان با مدیر یا رهبر تیم، کمک‌هایی که در زمینه کاری کارمندان، پشتیبانی غیر رسمی در شبکه‌های اجتماعی یا تالارهای گفتگوی اینترنتی، و نیز دور هم جمع شدن و گپ زدن کارآموزانی که آموزش‌های مشابهی دریافت می‌کنند.
این به زیرکی و کاردانی مدیر برمی گردد که بتواند این مجموعه برنامه‌های پس از دوره (post-training) را با نیازهای کارآموزان هماهنگ کند و آنچه را که در این دوره‌ها آموخته شده در راستای نیل به اهداف سازمان، مورد استفاده قرار دهد.
نتایج دوره را اندازه گیری کنید
نشان دادن ارزش سرمایه گذاری در دوره آموزشی به معنای بازگشت سرمایه – به مفهوم متداول اقتصادی – آن نیست بلکه به این معناست که شما می‌توانید ارزش دوره را در قالب یک واقعیت قابل اندازه گیری تجاری ارائه دهید.
برای اندازه گیری نتایج دوره، شما می‌توانید تاثیر آن بر این ۹ حوزه تاثیرپذیر کسب و کار سازمان را مشخص کنید. این حوزه‌ها شامل افزایش کیفیت، افزایش بهره وری، افزایش تعهد کارکنان، کاهش هزینه‌ها، افزایش سوددهی، افزایش رضایتمندی مشتری، کاهش زمان چرخه تولید، افزایش ارتباطات موثر و کاهش ریسک است.
در ادامه شما باید یک استراتژی اندازه گیری را مشخص و اجرا کنید. کارآموزان و مدیر بخش، هر دو باید ارزیابی دوره آموزشی را بلافاصله پس از اتمام دوره و نیز ۹۰ روز بعد از آن، انجام دهند. پس از تعیین تاثیرات کسب و کار، توسعه ابزار و نیز بررسی کمیت و کیفیت نیل به اهداف از پیش تعریف شده، مدیر آی تی سازمان می‌تواند خروجی کار را از منظر بالاتری مشاهده کرده و دوره‌های مورد نیاز بعدی را بر اساس این داده‌ها اولویت‌بندی کند.
مدیر آی‌تی همچنین باید به دنبال پاسخی برای این سوالات باشد:
۱. کارآموزان با در نظر گرفتن میزان اثرگذاری دوره بر سازمان، چگونه دوره‌های مختلف را اولویت بندی می‌کنند؟
۲. آیا این دوره‌ها بر عملکرد شغلی افراد تاثیرگذار است؟
۳. این دوره‌ها چگونه می‌تواند بر ۹ ناحیه تاثیرپذیر کسب و کار سازمان که پیش از این به آن‌ها اشاره شد، اثر بگذارد؟
۴. نظر کارآموزان درباره میزان مشارکت و پشتیبانی مدیرشان چیست؟
۵. وضعیت منابع پس از دوره (post-training) چگونه است؟
درباره هر یک از این موارد، با سنجش خروجی‌ها می‌توان میزان تاثیرگذاری دوره را در آینده پیش‌بینی کرد.
امروزه «آموزش» بیش از هر زمان دیگر در به حداکثر رساندن بهره وری نیروی کار، اهمیت یافته است. بر همین اساس تعیین آن دسته از حوزه‌های کسب و کار سازمان که از این آموخته‌ها متاثر و بهره‌مند می‌شود نیز حیاتی است. افزایش تاثیرگذاری دوره‌های آموزشی بر مدیریت پروژه و تحلیل کسب و کار به این معناست که مدیر آی‌تی سازمان می‌تواند و باید بر اساس راهبردهای کسب و کار و استراتژی آی‌تی سازمان طرح‌هایی را برای ایجاد شایستگی بیشتر در نیروی کار پدید آورد.