ماژول مدیریت خرید و تدارکات راهکاران بخش عمومی
برنامه‌ریزی تامین کالا و خدمات، همواره از مهم‌ترین دغدغه‌های سازمان‌های مختلف بوده است. جلوگیری از انباشتگی و عدم تامین به موقع کالا ، از مهم‌ترین رسالت‌های سیستم خریدراهکاران بخش عمومی است. این سیستم علاوه بر یکپارچگی با ماژول‌های دریافت و پرداخت، انبار و دفترکل، با ایجاد یکپارچگی و انسجام اطلاعات در فرایندهای تامین کالا و خدمات، به مدیران سازمان کمک می‌کند ضمن پاسخ‌گویی به‌موقع به درخواست‌های کالا و خدمات مراکز درخواست‌کننده، سیاست‌های مورد نظر سازمان را در امر خرید اعمال کنند.
مزایای ماژول مدیریت خرید و تدارکات راهکاران بخش عمومی
- ارتباط با فرایند رسیدگی در ماژول کنترل بودجه و تامین اعتبار
- کنترل فرایند خرید براساس وضعیت درخواست رسیدگی واحد اعتبارات
- سفارش‌گذاری بهینه، در زمان و مقدار مناسب
- ارزیابی و طبقه‌بندی تامین‌کنندگان با سرعت و دقت بالا
- پشتیبانی از رویه‌های مختلف خرید استعلامی و جزئی
- سفارش‌گذاری براساس میزان تقاضا و سفارشات در راه
ویژگی‌های ماژول تدارکات و خرید راهکاران بخش عمومی
پشتیبانی کامل از عملیات شعب متمرکز (چند شعبه‌ای)
سازمانها با هدف گسترش فعالیت‌های کسب‌و‌کار خود، ممکن است شعب متعددی در مناطق جغرافیایی مختلف تاسیس کند. این ماژول، امکاناتی نظیر ثبت و نگهداری اطلاعات کارشناسان و اسناد خرید در هر شعبه، صدور سند حسابداری به تفکیک شعبه و ارسال اقلام خریداری شده به سایر شعب را در اختیار سازمانها قرار می‌دهد.
چند ارزی
ویژگی چند ارزی، یک مزیت عمومی در تمام ماژول‌های راهکاران بخش عمومی است. سیستم خرید نیز از این قاعده مستثنی نبوده و قابلیت مدیریت، کنترل و گزارش‌دهی اطلاعات مبلغی خرید کالاها و خدمات را منطبق با نیاز هر سازمان، به تفکیک ارزهای موردنظر، در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
حوزه فعالیت تامین‌کنندگان
در این ماژول، سازمانها می‌توانند تامین‌کنندگان و اقلام را در گروه‌های موردنظر گروه‌بندی کرده تا به کارشناسان خرید در انتخاب تامین‌کننده کمک کنند.
ارزیابی تامین‌کنندگان
سازمانها به‌منظور مدیریت صحیح در هنگام خرید نیاز دارند تا بر اساس سوابق قبلی معاملات انجام شده با تامین‌کنندگان، بهترین تامین‌کنندگان را انتخاب کنند. در این ماژول، سازمانها می‌توانند معیارهای ارزیابی را تعیین کرده و بر اساس معیارهای تعریف‌شده، تامین کنندگان را ارزیابی کنند تا در خریدهای بعدی بر اساس ارزیابی‌‌های انجام شده، بهترین تامین‌کنندگان انتخاب شوند.
امکانات و ابزارهای ماژول خرید و تدارکات راهکاران بخش عمومی
عمومی
- تعیین سیاست‌های قیمتی و برآورد قیمت درخواست خرید
- محاسبه مالیات و عوارض و سایر عوامل تامین‌کنندگان به‌شکل اتوماتیک
- تطبیق با فرایندهای سازمانی از طریق متناسب‌سازی با ابزار گردش کار
- معرفی اقلام قابل خرید از نوع کالا و خدمت
- تعریف حوزه فعالیت تامین‌کنندگان
- سطوح دسترسی قابل تعریف
- تخصیص فعالیت‌های خرید به کارشناسان مختلف
- ایجاد گروه‌بندی‌های مختلف و دریافت گزارش‌های متنوع از آنها
- تعریف شاخص‌های موردنظر کاربر برای ارزیابی تامین‌کنندگان و محاسبه امتیاز نهایی
عملیات جاری
- امکان ثبت قراردادهای خرید به صورت تعدادی و مبلغی و درج اصلاحیه
- دسته‌بندی و اولویت‌بندی درخواست خرید
- امکان ارسال درخواست رسیدگی به نرم افزار بودجه و تامین اعتبار
- ثبت درخواست خرید براساس درخواست کالاهایی که کسری موجودی دارند
- برآورد قیمت درخواست خرید و اخذ تایید واحد مالی
- ارزیابی موجودی در راه و ثبت درخواست خرید برای کالاهای دچار کمبود
- صدور و ارسال استعلام بها برای تامین‌کنندگان
- ثبت پیشنهادها و پیش‌فاکتورها و تهیه صورت خلاصه استعلام
- دریافت کالاهای پیشنهاد شده از سوی تامین‌کنندگان بدون استعلام
- ثبت مازاد کالای دریافتی از تامین‌کنندگان
- صدور سفارش خرید برای تامین‌کننده منتخب
- تحویل کالا به انبار یا تحویل مستقیم به واحد درخواست‌دهنده
- تایید تحویل اقلام توسط واحدهای متقاضی و درخواست‌دهنده
- ثبت فاکتور خرید و فاکتور برگشتی
- ثبت پیش پرداخت و کنترل آن در زمان تسویه حساب
- ارسال درخواست پرداخت به واحد مالی (ماژول دریافت و پرداخت یا کنترل بودجه) و تسویه فاکتورها
- ثبت صورت‌خلاصه تنخواه تدارکات و تسویه فاکتورهای خرید
- ثبت مرجوعی‌ها و تحویل مجدد آنها به انبار
- ایجاد درخواست خرید بر اساس مرجوعی‌ها
- ثبت هزینه‌های تکمیلی در پروسه خرید
- صدور تحویل به انبار و مرکز هزینه به شکل گروهی برای خریدهای جزئی
گزارش‌ها
- گزارش مرور اسناد تدارکات، موجودی در راه، خلاصه خرید کارشناسان و…
- گزارش صورت‌خلاصه استعلام و سوابق خرید
- ارسال به اکسل تمامی گزارش‌های سیستم
- طراحی فرم‌های چاپی سیستم مطابق با فرمت‌های موردنظر سازمانها