نرم افزار مکاتبات اداری
در تشکیلات اداری انواع مکاتبات از قبیل نامه، بخشنامه، گزارش، برگه (فرم) و صورتجلسه به دلیل دقت و ماندگاری به عنوان رسمی‌ترین، قانونی‌ترین و معتبرترین شکل ارتباط مورد استفاده قرار می‌گیرد. امروزه نقش مکاتبات اداری در پیشبرد امور سازمان‌ها بر کسی پوشیده نیست تا جایی که می‌توان ادعا کرد که هیچ سازمانی جزء از طریق مکاتبات نمی‌تواند با سایر سازمان‌ها و موسسات ارتباط کاری موثر برقرار کند.
نرم افزار مکاتبات اداری از سری ماژول‌های نرم افزار اتوماسیون اداری، با امکاناتی از قبیل ثبت و نگهداری انواع نامه‌های اداری و سوابق آنها، توزیع و ارجاع نامه‌ها درون کارتابل افراد، ردگیری مکاتبات و چرخه آنها درون سازمان، بایگانی و بازیابی نامه‌ها، نیازهای انواع سازمان‌های دولتی و خصوصی را در صنایع مختلف در حوزه مدیریت ارتباطات رسمی درون و برون سازمانی پوشش می‌دهد.
مدل‌های ارائه نرم افزار مکاتبات اداری
مکاتبات اداری ابری؛
ویژه کسب و کارهای کوچک و متوسط
اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم به شما کمک می‌کند با صرف هزینه کمتر، برقراری ارتباطات سازمانی موثر و کارآمد را در سطح کسب‌وکار خود تضمین کنید. با نسخه ابری این راهکار هزینه‌های تهیه زیرساخت، سرور و سخت‌افزار، لایسنس و نگهداشت نرم‌افزار به حداقل می‌رسد و در عین حال، دسترسی و امنیت قابل توجهی در اختیار شما قرار می‌گیرد.
درخواست دمو نرم افزارمزایای مکاتبات اداری ابری
از راهکاری به‌صرفه استفاده کنید
داده‌ها را در محیطی کاملا امن نگهداری کنید
نرم‌افزارتان را همیشه همراه خود داشته باشید
یک سیستم منعطف در اختیار داشته باشید
مکاتبات اداری تحت وب؛
ویژه کسب و کارهای بزرگ
در نسخه on premise نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم شما با ایجاد زیرساخت های لازم از جمله خرید سرور و سخت افزارهای مورد نیاز، نرم‌افزار را روی سرور محلی سازمان خود نصب کرده و می‌توانید به شکل تحت وب در شبکه‌های محلی یا شبکه اینترنت تنها با یک مرورگر به آن دسترسی داشته باشید.
درخواست دمو نرم افزارمزایای مکاتبات اداری تحت وب
یک راهکار فرایندگرا داشته باشید
به شکل تحت وب از سیستم استفاده کنید
با سایر سیستم‌ها و بانک‌های اطلاعاتی بیرونی ارتباط برقرار کنید
فرایندها و فعالیت‌های کسب‌وکارتان را یکپارچه مدیریت کنید
مزایای نرم افزار مکاتبات اداری
کنترل و ردگیری مکاتبات از لحظه ایجاد یا ورود به سازمان تا بایگانی آنها
کاهش مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات
جستجوی آسان و سریع و دسترسی به نامه‌ها، مکاتبات و سوابق آنها
پیگیری آسان فعالیت‌ها و دسترسی به چرخه مکاتبات در سازمان
کاهش زمان انجام کارهای تکراری و بهینه‌سازی فرایندهای اداری
محیط کاری یکپارچه برای کارمندان
امکانات نرم افزار مکاتبات اداری
نامه
- قابلیت ثبت نامه‌های وارده، صادره و داخلی و مشاهده فهرست نامه‌ها و جستجو روی فیلدهای اطلاعاتی آنافزودن انواع پیوست به نامه
- تعریف انواع روش‌های شماره‌گذاری
- افزودن انواع پیوست به نامه
- چاپ متن نامه با / بدون تصویر امضا و با / بدون هامش
- ایجاد محتوای نامه با استفاده از نرم‌افزار word کلاینت
- هامش‌گذاری با قلم نوری روی متن نامه
- ثبت شماره نامه و تاریخ نامه سفارشی
- رزرو شماره نامه
- نگهداری تاریخچه تغییرات متن نامه در صورت ویرایش متن توسط کاربران
- امکان ثبت مقابل و ثبت سوابق نامه و نگهداری زنجیره ارتباط نامه‌ها
- تعریف جستجوهای پرتکرار
- نشان‌دار کردن نامه‌ها برای سهولت در مراجعات بعدی
- تایید و امضای نامه، درج تصویر امضاء روی نامه و پشتیبانی از نامه‌های چند امضایی
- دریافت نامه و همچنین توزیع آن از طریق پروتکل ECE
- تعریف سازمانده و پرونده‌های بایگانی به شکل درختی و قرار دادن نامه‌ها در بایگانی
- امکان ثبت رسید نامه
پویش
- پویش اسناد، ورود، مدیریت و ویرایش آنها در سیستم و نهایتا تبدیل آنها به نامه.
- به اشتراک‌گذاری اسکنر بین چند کاربر و استفاده از آن تحت شبکه
- قفل کردن اسکنر جهت امنیت هنگام اسکن کردن
- تبدیل کردن پویش به نامه و مشاهده همزمان متن نامه در حین ورود مشخصات نامه
دورنویس
- دریافت دورنویس‌های سازمان در سیستم، مدیریت و تبدیل آنها به نامه، امکان توزیع نامه‌ها به سایر سیستم‌ها از طریق دورنویس
- کارتابل دورنویس برای مدیریت دورنویس‌های ارسالی و دریافتی
- اشتراک‌گذاری یک مرکز دورنویس بین چند نفر
- رهگیری دورنویس‌های ارسالی از داخل کارتابل دورنویس و مشاهده وضعیت آنها
اطلاعات پایه
- امکان مدیریت لیست انواع مخاطبین در عین یکپارچگی با اشخاص و شرکت‌های راهکاران
- استفاده از ساختار سازمانی سرمایه انسانی راهکاران
- استفاده از اطلاعات کارمند در کارگزینی مانند تصویر و امضا و…
- امکان تعریف الگوهای نامه مورد استفاده در سازمان جهت سهولت و ایجاد وحدت رویه در تولید نامه‌ها
- امکان تعریف نمایندگان سازمان‌های طرف مکاتبه در مخاطبین و مشخص شدن سمت افراد مخاطب در سازمان خود
پیام
- ارجاع کار جدید با استفاده از پیام همراه با امکان افرودن فایل
- امکان تهیه پیش‌نویس پیام و ذخیره آن
- ارجاع نامه به کارتابل گیرنده/رونوشت گیرنده
کارتابل
- کارتابل یکپارچه کارمند در برگیرنده تمامی کارتابل‌ها و امکان مدیریت انواع مختلف کارها در یک صفحه
- مشاهده اطلاعات مکاتبه دریافتی و ارجاعات آن در نمایشگر مخصوص در کارتابل
- ارسال به دیگری و پاسخ به مکاتبات دریافتی از کارتابل
- مدیریت پرونده‌ها شامل ایجاد، حذف و ویرایش زیرپوشه در کارتابل و انتقال دستی ارجاعات به پرونده دلخواه
- خاتمه ارجاع در کارتابل و انتقال آن به پرونده خاتمه یافته‌ها
- تغییر وضعیت ارجاع دریافتی
- اطلاع از مشاهده ارجاع ارسالی به گیرندگان
- مشاهده چرخه ارجاع و چرخه نامه
- قرار دادن یادداشت شخصی روی ارجاعات
- انتقال کارتابل از فردی به فرد دیگر
- مشاهده کارتابل ایمیل سازمانی
- مشاهده کارتابل و انجام عملیات روی نامه‌ها از طریق موبایل
برخی از مشتریان نرم افزار مکاتبات اداری
تجربه مشتریان از نرم افزار مکاتبات اداری
داستان موفقیت شرکت کشت و صنعت قند خاورمیانه
مدیر مالی شرکت کشت و صنعت قند خاورمیانه؛ تا پیش از استفاده از ماژول مدیریت مکاتبات در شرکت، افراد زیادی در صفِ پیگیری مکاتبات و نامه‌های خود از مدیران بودند. در حال حاضر، مدیر با استفاده از این ماژول می‌تواند به‌راحتی نامه را در کارتابل خود مشاهده و بررسی کند. علاوه بر این، مسئول دفتر نیز می‌تواند نامه‌های وارده را دسته‌بندی کرده و براساس اهمیت و اولویت، آنها را به کارتابل مدیر مربوطه بفرستد.
درخواست جلسه دمو
برای دریافت جلسه دمو رایگان اطلاعات خود را در فرم زیر ثبت کنید، کارشناسان ما در اولین فرصت با شما تماس می‌گیرند.
