مشتری: شرکت الکترو رعد گلستان
کسب‌وکار: تولیدی صنعت: برق
راهکار: اتوماسیون اداری تحت وب
در یک نگاه
شرکت الکترو رعد گلستان در سال ۱۳۸۲ در زمینه‌ی طراحی و تولید انواع تابلوهای برق فشار ضعیف، فشار متوسط کامپکت و پست‌های کامپکت فلزی به صنعت برق کشور پیوست.
این شرکت گواهینامه‌ی ISO۹۰۰۱:۲۰۰۸ ، ISO۱۴۰۰۱ و OHSAS۱۸۰۰۱ را در شرکت پیاده سازی نموده و موفق به اخذ سیستم مدیریت یکپارچه ( IMS ) و تایپ تست محصولات MV و LV از آزمایشگاه¬های معتبر پژوهشگاه نیرو و صنایع برق ایران (EPIL) و تأییدیه توانیر گردیده است.
نیاز کسب وکار
با توجه به حضور مستمر مدیران واحدها در سطح سازمان و عدم دسترسی کارکنان به آنان، نیاز به راهکاری سیستمی برای یکپارچه‌سازی و سرعت‌بخشی به فرآیندهای سازمانی و اخذ تاییدیه مدیران واحدها روی فرم‌ها و فرآیندها بود.
انجام مکاتبات اداری به‌شکل الکترونیک از هر نقطه‌ی جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن، در کنار پی‌گیری دقیق مکاتبات و تهیه‌ی گزارش‌ها از دیگر نیازهای الکترو رعد بود.
اهداف پیاده‌سازی
- سرعت‌بخشی به فرآیند مکاتبات اداری
- ثبت و گردش انواع فرم‌های سازمانی
- تسهیل اخذ تاییدیه مدیران واحدهای مختلف
- امکان دسترسی مدیران ارشد به نامه‌ها و فرم‌ها از هر مکان جغرافیایی
- استخراج گزارش‌های مورد نظر از فرم‌های تکمیل شده در سازمان
دستاوردهای به‌کارگیری اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم
- بهره‌مندی از اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم، توانست سرعت اجرای فرآیندهای سازمانی، تصمیم‌گیری و ابلاغ به افراد مورد نظر را بالا ببرد. استفاده از کاغذ در سازمان حذف شد و گردش نامه‌ها و فرم‌ها به‌شکل سیستمی و در زمان مناسب انجام می‌شود.
- کنترل و نظارت کامل فرآیندها فراهم شده است و دسترسی به اطلاعات درست، دقیق و در لحظه است. مدیران واحدهای مختلف در هر مکانی می‌توانند فرم‌های ارسال شده را تایید کنند تا فرآیندهای سازمان با سرعت بالاتری پیش برود.
- سرعت‌بخشی به بهینه‌سازی فرآیندهای مکاتبات
- تمام کارکنان شرکت، برای ارسال درخواست‌ها و فرم‌های تولیدی روزانه، نیاز به ارسال نامه و فرم و اخذ تاییدیه مدیران واحدها به‌شکل دستی داشتند که بسیار زمان‌بر بود و انرژی بالایی از کارکنان گرفته می‌شد. ضمن این‌که سرعت اجرای فرآیندهای سازمانی تحت تاثیر این موضوع قرار گرفته و پایین آمده بود. امکان گم شدن فرم‌ها و نامه‌ها وجود داشت و پی‌گیری آن بسیار مشکل بود.
- با استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب روی تبلت، گوشی موبایل و هم‌چنین ارسال پیامک برای مدیران واحدها، فرآیندهای مربوط به مکاتبات اداری، به‌طور خودکار در سطح سازمان به گردش در آمده است و در کارتابل افراد قرار می‌گیرد و نیازی به مراجعه‌ی حضوری برای اخذ تاییدیه‌ها نیست.
- اکنون تمام مدیران واحدها با بررسی کارتابل و تایید فرم‌های مورد نظر، گردش فرآیندهای مکاتباتی را انجام می‌دهند که در نتیجه‌ی آن اطلاعات درست و دقیق به‌شکل یکپارچه و در لحظه دردسترس است. ضمن این‌که سرعت و هزینه‌ی پیش‌بُرد فرآیندهای مکاتباتی، بسیار بهینه شده است.