مشتری: شرکت قند اصفهان
کسبوکار: تولیدی
صنعت: غذایی
راهکار: دفترکل، مدیریت دارایی‌ها، دریافت و پرداخت، انبار، فروش، تدارکات، کارگزینی، جبران خدمات، بهای تمام شده، صورت‌های مالی
در یک نگاه
شرکت قند اصفهان (سهامی عام) از سال ۱۳۳۹ آغاز به‌کار کرده و از سال ۱۳۷۶ به بورس اوراق بهادار راه یافته است و تولید قند، شکر، تفاله خشک، تفاله تر، تفاله پُرسی و ملاس را به‌عهده دارد. نوع فعالیت در این مجموعه، فصلی است؛ ۶ ماه ابتدای سال زمان تعمیرات و ۶ ماه دوم سال، زمان بهره‌برداری از چغندر قند است.
نیاز کسبوکار
شرکت قند اصفهان از سال ۱۳۸۶ از سیستم‌های تحت ویندوز همکاران سیستم استفاده می‌کرد. با توجه به این‌که دفتر مرکزی در تهران و کارخانه در اصفهان است، شرکت نیاز به راهکاری داشت که اطلاعات سازمان را یکپارچه و درلحظه در هر دو مرکز بتواند رصد کند. در سیستم‌های ویندوزی یکپارچگی اطلاعات با ابزار انتشار اطلاعات همکاران سیستم و در پایان هر روز انجام می‌شد، در نتیجه اطلاعات در لحظه در دفتر مرکزی دردسترس نبود.
- به‌دلیل نبود اطلاعات دقیق و سیستمی به تفکیک هر سفارش خرید، ارزیابی عملکرد تامین‌کنندگان و پرسنل و در نتیجه، افزایش بهره‌وری با سختی همراه بود.
- با توجه به ماهیت صنعت، شرکت در دو بازه‌ی زمانی ابتدای تابستان و زمستان با افزایش حجم کار، اقدام به استخدام فصلی می‌کند که در سیستم‌های پیشین، پرداخت سنوات، تسویه حساب و صدور سند حسابداری به‌شکل دستی انجام می‌شد.
- عدم ارتباط مستقیم بین سیستم‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد در سیستم‌های ویندوزی منجر به ایجاد اختلال در محاسبات پایان هر ماه می‌شد.
- با توجه به فرآیند پیچیده‌ی تولید شکر در کنار مراحل تولید و ایستگاه‌های مختلف تولیدی و محصولات مشترک، نیاز به محاسبه‌ی دقیق بهای تمام شده‌ی شکر و سایر محصولات مشترک بود.
این شرکت در سال ۱۳۹۵ با انتقال اطلاعات از سیستم‌های ویندوزی همکاران سیستم به راهکاران، مجموعه سیستم‌های پیشین خود را به ERP تحت وب همکاران سیستم ارتقا داد.
اهداف پیاده‌سازی
- دسترسی درلحظه دفتر مرکزی و کارخانه به اطلاعات و حذف ابزار انتشار اطلاعات
- افزایش سرعت، اطمینان از فرآیندهای کاری و ارتباط بین واحدهای انبار و تدارکات
- گزارش‌گیری دقیق‌تر، منعطف‌تر و سریع‌تر برای تهیه‌ی گزارش‌های مدیریتی
- ایجاد یکپارچگی بین منابع کارگزینی و جبران خدمات
- محاسبه‌ی دقیق بهای تمام شده‌ی شکرهای تولیدی و محصولات جانبی
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران
- یکپارچگی در سطح داده و عملیات در کنار اطلاعات به‌روز و در‌لحظه‌ی راهکاران همکاران سیستم در دفتر مرکزی و کارخانه، سرعت عمل کارها را در این مجموعه افزایش داد و از دوباره‌کاری‌ها بی‌نیاز کرد.
- روند گزارش‌گیری و محاسبات مالی بهبود یافت؛ پردازش و تحلیل اطلاعات قابل اتکا و امکان پاسخگویی دقیق به درخواست‌های مدیریت سازمان فراهم شد.
- در رابطه با جذب و تسویه حساب منابع انسانی، در پایان شهریور، پایان خدمت و تسویه حساب کامل به‌شکل سیستمی است و در دی ماه فرآیند استخدام مجدد انجام می‌شود. تمام اسناد حسابداری مربوط به فرآیند تسویه حساب از ماژول جبران خدمات برای دفتر کل صادر می‌شود.
- با توجه به تعدد اصلاح احکام در این شرکت، تعریف حکم اصلاحی گروهی کارگزینی در راهکاران، سبب سهولت انجام کار شده است.
- با ارتباط یکپارچه‌ی میان راهکارهای کارگزینی و جبران خدمات، مغایرت‌هایی هم‌چون محل‌های خدمت متفاوت و ارتباط با بیمه و دارایی بین منابع انسانی و جبران خدمات برطرف شده است.
- انعطاف و استفاده از گزارش‌های مختلف کاوشگر در کنار گزارش‌های طراحی شده‌ی ویژه شرکت، هم‌چون گزارش تمدید قرارداد فصلی به ازای هر نوع حکم، سبب حذف برخی فرآیند های کاغذی و گزارش‌های Excel شد.
- راهکار بهای تمام شده‌ی راهکاران به مجموعه کمک کرده است تا بهای تمام شده‌ی شکر و سایر محصولات مشترک را دقیق محاسبه کند و با گزارش‌های کامل از قبیل قیمت تمام شده به تفکیک ریز مواد، دستمزد و سربار، تهیه‌ی گزارش‌های مدیریتی را تسهیل کرده است.
از زبان مشتری
مجید نریمانی؛ مدیر مالی
با توجه به یکپارچگی سیستم‌های راهکاران و پوشش‌دهی فرآیندهای گوناگون سازمانی در حوزه‌های مختلف مالی، بازرگانی، اداری و بهای تمام شده و کارایی بیش‌تر آن نسبت به سیستم‌های نسل دلفی همکاران سیستم، اکنون راهکاران مبنای گزارش‌های مختلف مدیریتی است.
حسن صدیقی؛ مدیر انفورماتیک
این شرکت به سیستم‌هایی نیاز داشت تا بتواند در کم‌ترین زمان و در مکان‌های خارج از شرکت، به اطلاعات دسترسی داشته، پاسخ‌گوی مشتریان، مدیران، کارکنان، سهام‌داران و ارگان‌های دولتی باشد و هم‌زمان بتواند با یکپارچگی بین ماژول‌ها در چند سطح، گزارش‌های پویا ارائه کند.
راهکاران همکاران سیستم، مطابق فعالیت و فرآیند سازمانی شرکت قند اصفهان آموزش و راه‌اندازی شد. با توجه به تجربه‌ی چند ساله‌ی ما از برنامه‌های دلفی همکاران سیستم، قابلیت و توانایی سیستم‌های راهکاران در رابطه با پاسخگویی به نیازهای سازمان و انعطاف‌پذیری در پوشش فرآیندی، به مراتب بالاتر از سیستم‌های دلفی بوده و با پی‌گیری‌ها و زحمات تیم و مدیریت پروژه‌ی استقرار آن در کنار پرسنل قند اصفهان، عملیات انتقال اطلاعات از دلفی به راهکاران به نحو مطلوب، در کم‌ترین زمان ممکن، بدون لطمه به عملیات جاری انجام پذیرفت و در حال حاضر، یکی از ابزارهای کلیدی ما در حوزه‌ی تهیه‌ی گزارش‌های مالی، بازرگانی، اداری، حسابداری صنعتی و گزارش‌های مدیریتی مختلف است.