مشتری: شرکت پتروشیمی مهاباد
کسب‌وکار: تولیدی
صنعت: پتروشیمی
راهکار: دفترکل، دریافت و پرداخت، مدیریت دارایی، انبار، MESC، تدارکات، کارگزینی، جبران خدمات، تردد، RFID و هندهلد
در یک نگاه
شرکت پتروشیمی مهاباد به‌منظور تحرک‌بخشی به فرآیند تولید در مناطق کم‌تـر توسعـه‌یافــته و ارتقای فن‌آوری در بخش نفت، گاز و پتروشیمی و با هدف تولید سالانه ۳۰۰هزار تُن انواع پلی‌اتیلن سبک خطی، سنگین و ۳۰هزار تُن بوتن-۱ در زیرمجوعه‌ی هلدینگ باختر به بهره‌برداری رسیده است. اکنون با تکیه بر دانش و تخصص بیش از ۱۶۰۰ سرمایه انسانی ضمن پاسخ به نیازهای پتروشیمیایی داخل، در صادرات این محصولات نیز نقش دارد.
نیاز کسب‌وکار
شرکت پتروشیمی مهاباد با پراکندگی جغرافیایی میان مجتمع تولیدی، دفتر مرکزی و واحدهای فروش نمی‌توانست در لحظه به اطلاعات دقیق مراکز عملیاتی دسترسی داشته باشد. به‌علاوه با ورود دوباره‌ی اطلاعات در سیستم مرکزی، افزون‌بر ریسک خطای کاربری، اتلاف زمان و انرژی سرمایه انسانی را به همراه داشت. این مجموعه به‌دنبال راهکار نرم‌افزاری بود که مشکلات موجود را برطرف کند و فرآیندهای جاری را بهبود و ببخشد تا به اهداف زیر دست یابد:
- یکپارچه‌سازی و دسترسی در لحظه به اطلاعات
- افزایش کنترل‌های داخلی
- یکپارچه‌سازی فرآیند طبقه‌بندی با خرید و انبارداری
- تجمیع اطلاعات شعب به‌شکل صحیح و به‌روز
- مکانیزه کردن ورود و خروج و توزین محصول
- یکپارچه‌سازی کنترل تردد منابع انسانی با محاسبات جبران خدمات
- محاسبه‌ی مکانیزه و قابل اثبات بهای تمام شده‌ی محصول
از زبان مشتری
آقای رستم بیگی؛ مدیر مالی پتروشیمی مهاباد
تا پیش از راهکاران به علت عدم ارتباط آنلاین دفتر مجتمع و دفتر تهران و عدم تمرکز و تجمیع اطلاعات مالی امکان تهیه و جمع‌بندی گزارش‌ها وجود نداشت و جزیره‌ای بودن اطلاعات در واحدهای مختلف امکان تجمیع، گزارش، تلخیص و ارائه‌ی اطلاعات میسر نبود، در نتیجه کنترل‌های داخلی شرکت تضعیف می‌شد.
پس از به‌کار گیری راهکاران با یکپارچگی سیستم‌ها و تمرکز اطلاعات، علاوه‌بر افزایش کنترل داخلی، امکان دسترسی به اطلاعات در اقصی نقاط از طریق سیستم تحت وب مهیا شده است.
نتایج به‌کارگیری راهکاران
پتروشیمی مهاباد در سال ۱۳۹۳ سیستم‌های پیشین خود را به راهکاران همکاران سیستم ارتقا داد. اکنون با تحت وب بودن راهکاران و حذف فرآیند replication، اطلاعات به‌شکل لحظه‌ای، تجمیع شده و صحیح دردسترس است و با گزارش‌ساز راهکاران براساس این اطلاعات دقیق می‌توان به‌سادگی به گزارش‌های عملیاتی و مدیریتی دسترسی داشت.
پتروشیمی مهاباد توانسته است با راهکاران دستاوردهای زیر را کسب کند:
- سرعت‌بخشی به فرآیند فروش و یکپارچه‌سازی اطلاعات فروش و مالی
- تسهیل مدیریت انبارها
- افزایش دقت و برنامه‌ریزی اصولی برای مدیریت تدارکات و بهبود ارتباط انبار قطعات و مالی
- کنترل تولید و سنجش راندمان واحدها و نفرات
- مدیریت دریافت و پرداخت‌های شرکت با بانک‌ها، اشخاص و شرکت‌ها
- مدیریت دارایی‌های تحت تملک به همراه محاسبات عمر مفید و استهلاک
- رسیدگی و کنترل تردد پرسنل به‌منظور سرعت و دقت‌بخشی به فرآیند جبران خدمات
- حفظ و صیانت از اطلاعات کارگزینی پرسنل به همراه بهره‌مندی از این اطلاعات
- کنترل گردش و مانده حساب شرکت‌ها و اشخاص به همراه اطلاعات ارزی آن‌ها
- محاسبه‌ی دقیق بهای تمام شده‌ی هر واحد به تفکیک محصولات با امکان تجزیه‌ی هزینه‌ها تا چند سطح
گزارش توصیه عملکرد راهکاران (Action Notice)؛ بهبود رویه‌های تدارکات
گزارش توصیه عملکرد راهکاران یا Action Notice کمک کرده است تا زمان و مقدار سفارش‌گذاری کالاها در پتروشیمی مهاباد به‌شکل سیستمی و با سرعت بالا انجام شود و سفارش‌های در راه (Outstanding) نیز به‌درستی کنترل شوند.
هم‌چنین این گزارش با توجه به گردش کالاها، روند مصرف و تغییر کدهای برنامه‌ریزی، پیشنهاد‌هایی را درباره‌ی اصلاح حدود کنترل موجودی عرضه می‌کند که موجب صرفه‌جویی فراوانی در وقت تیم برنامه‌ریزی خرید و سفارش‌های پتروشیمی مهاباد شده است.
یکپارچگی تدارکات، انبار و مالی
با بستر اطلاعاتی یکپارچه‌ی راهکاران و یکپارچه‌سازی رویه‌ی خرید از درخواست متقاضی تا رسید انبار و ارتباط کامل با سیستم‌های مالی، پتروشیمی مهاباد توانسته است گلوگاه‌ها را شناسایی و فرآیندها را تسریع کند. هم‌چنین موجب کنترل بیش‌تر رویه‌ی خرید، کنترل پرداخت به تامین‌کنندگان و ارزیابی آنان در سیستم شده است.
پرتال تامین‌کنندگان راهکاران؛ بهبود ارتباط
پرتال تامین‌کنندگان راهکاران به پتروشیمی مهاباد کمک کرده است تا تامین‌کنندگان بتوانند نیازهای شرکت را مشاهده و براساس آن پیش‌فاکتور را ارسال کنند. در ادامه زمان‌بندی ارسال و کنترل سفارش‌های در راه به‌سادگی و با دقت بالا انجام می‌شود و افزون‌بر بهبود ارتباط با تامین‌کنندگان، به رویه‌های تامین سرعت و دقت بیش‌تری بخشیده است.
راهکار فروش راهکاران؛ تسریع رویه‌های فروش
با استفاده از راهکار ارائه شده در گروه باختر، تمام مراحل فروش داخلی و صادراتی شرکت‌های زیرمجموعه به‌شکل مکانیزه ثبت می‌شود و با راهکار شعبه در فروش، امکان فروش محصولات تمام زیرمجموعه‌های گروه در شرکتی واحد فراهم شده است و در نتیجه، پتروشیمی مهاباد نیز در جایگاه یکی از این شرکت‌های زیرمجموعه می‌تواند اطلاعات کامل از جمله ورود و خروج محصولات، آمار فروش، کنترل دریافت‌ها و پیش دریافت‌ها، مانده حساب‌های مشتری و ثبت مستندات صادرات کالا را به‌شکل کامل در اختیار داشته باشد. هم‌چنین امکان فروش از طریق بورس و اعلامیه‌های بورسی نیز موجب تسریع رویه‌های فروش شده است.
مدیریت انبار با RFID؛ مدیریت دقیق انبار
با به‌کارگیری راهکاران و مکانیزه شدن رویه‌ی نوبت‌دهی ورود و خروج وسایل حمل، مجوزهای خروج و توزین محصول و ارتباط کامل با سیستم‌های فروش و انبار، کنترل بهتری برای پتروشیمی مهاباد فراهم شده است.
هم‌چنین، با به‌کارگیری مدیریت انبار با RFID راهکاران، الصاق تگ RFID روی تمام محصولات و استفاده از ترمینال دستی (Hand Held)، تمامی محصولات به‌راحتی تا بارگیری و تحویل به پایانه‌ی بندرعباس و تحویل به مشتری قابل ردیابی هستند. به این ترتیب از خروج اشتباه و جابه‌جایی کالاها جلوگیری می‌شود و کالا در کل انبار قابل ردگیری است.
به‌علاوه، با یکپارچگی اطلاعات در راهکاران، سایر واحدها هم می‌توانند به اطلاعات درست، دقیق و به‌لحظه‌ی انبار دسترسی داشته باشند و کل عملیات در سیستم راهکاران قابل پی‌گیری باشد. با سیستمی شدن فرآیندهای انبار و وجود عامل کنترل موجودی Lot Number، کنترل و نظارت کاملی بر ردیابی اطلاعات محصولات تولید شده فراهم شده است.