مشتری: شرکت پخش سراسری بینالود پارسیان (نماینده‌ی انحصاری پخش محصولات سحرخیز)
کسب‌وکار: پخش مویرگی و خرده‌فروشی
صنعت: موادغذایی
راهکار: دفتر کل، دریافت و پرداخت، جبران خدمات، فروش و پخش، موبایل سرویس پخش، انبار، شعبه در راهکار پخش، شعبه در راهکار تدارکات و لجستیک، شعبه در راهکار مالی، پورسانت فروش
در یک نگاه:
مجموعه‌ی تولیـدی تحقیقـاتی سحرخیز در سال ۱۳۱۱ برای تولیـد و فروش زعفران و خشکبار در بالاترین سطح کیفیت آغاز به کار کرده است. اکنون سحرخیز، با تولید انواع چای، دمنوش، نبات، انواع خشکبار و ادویه، با حفظ اصل کیفیت و سلامت و ارزش‌آفرینی برای مشتریان، سبد محصولات خود را توسعه داده است.
زعفران سحرخیز ضمن کسب استانداردهای بین‌المللی متعدد، با حفظ جایگاه رهبری بازار زعفران در ایران، هم اکنون محصولات خود را به دست مشتریانش در پنج قاره‌ی جهان می‌رساند؛ در شمال آمریکا، گروه بین‌المللی سحرخیز (SIG) نماینده‌ی اصلی برای بازاریابی و فروش بین‌المللی محصولات و خدمات است، هم‌چنین شرکت Azafran Del Amanecer S.L. (ADA) عضو مجموعه شرکت‌های گروه سحرخیز در اسپانیا، با تمرکز بر بازار اروپا، عرصه‌ی فعالیت‌های بین‌المللی گروه را توسعه می‌دهد.
از دستاوردهای اخیر سحرخیز می‌توان به «واحد نمونه‌ی غذا و دارو برای سه سال متوالی ۱۳۹۳، ۱۳۹۴ و ۱۳۹۵» و «اخذ استاندارد بین‌المللی از سازمان غذا و داروی آمریکا FDA» اشاره کرد.
در سال ۱۳۹۰ با توسعه‌ی ساختار فیزیکی و نیروی انسانی و به‌منظور توسعه‌ی بازار فروش در ایران، شرکت پخش سراسری بینالود پارسیان تاسیس شد تا در کم‌ترین زمان و با حفظ ارزش‌های برند، برای عرضه‌ی محصولات سحرخیز به انتخاب نقاط ویژه و کانال‌های خاص فروش و پخش بپردازد و محصولات را بهتر دردسترس مشتریان قرار دهد. اکنون شرکت بینالود پارسیان ۹ شعبه شامل تهران، خراسان رضوی، البرز، آذربایجان شرقی، خوزستان، فارس، اصفهان ،گیلان و مازندران در ایران دارد که تعداد آن‌ها در حال توسعه است.
نیاز کسب‌وکار
پیش‌تر، با ورود به فضای رقابتی کسب‌وکار پخش و لزوم واکنش سریع در این بازار، شرکت پخش بینالود پارسیان به سمت استفاده از نرم‌افزارهای حوزه‌ی پخش رفته بود و در مقاطع زمانی متفاوت ۴ نرم‌افزار را در این حوزه تجربه کرده بود که هیچ‌کدام نتوانسته بودند به نیازهای شرکت پخش بینالود پارسیان به‌طور جامع پاسخ دهند.
جواد سرگزی؛ مدیر حسابداری مدیریت گروه سحرخیز در این‌باره می‌گوید: «زمانی‌که در کسب‌وکار به‌ویژه پخش مویرگی، نرم‌افزاری برای یکپارچه‌سازی اطلاعات نداشته باشید و به‌شکل جزیره‌ای عمل نمایید، کنترل‌های مورد نیاز کسب‌وکار را از دست خواهید داد، هم‌چنین به‌دلیل از هم گسیختگی اطلاعاتی که ایجاد می‌شود امکان واکنش مناسب و به‌موقع از مدیران سازمان سلب می‌گردد.»
« استفاده از راهکار پخش به ما در توسعه شرکت و ایجاد شعب جدید کمک خواهد نمود و زیرساخت مناسب در حوزه‌ی نرم‌افزار می‌تواند در خدمت کسب‌وکار و موجب ارتقای آن باشد.»
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران
به‌دلیل پاسخ‌گو نبودن این نرم‌افزارها به کسب‌وکار شرکت بینالود پارسیان و تداوم کار به‌شکل جزیره‌ای، درنهایت راهکاران همکاران سیستم در این شرکت پیاده‌سازی شد. سرگزی درباره‌ی هدف اصلی انتخاب راهکار فروش و پخش همکاران سیستم در بینالود پارسیان می‌گوید: «هدف برجسته‌ی ما از این انتخاب، تجمیع اطلاعات بود تا به کمک آن بتوانیم کنترل‌هایمان را با سرعت و دقت انجام دهیم و موازی کاری‌های موجود را حذف و امکان استفاده‌ی مفیدتر و بهینه‌تر از منابع انسانی شرکت را مهیا نماییم.»
با زیرساخت نرم‌افزاری مناسب، این شرکت به اهداف زیر دست یافته است:
- یکپارچگی سیستمی میان واحدها و مراکز گوناگون
- مدیریت یکپارچه‌ی شعب
- تهیه‌ی گزارش‌ها به تفکیک شعب و آنی
- محاسبه‌ی سود و زیان بخش‌های فروش و شعب فروش در کوتاه‌ترین زمان
- اِعمال سریع سیاست‌های تخفیفی و کنترلی
- محاسبه‌ی قیمت فروش سفارش‌های مشتری در زمان دریافت سفارش روی تبلت
- برقراری ارتباط یکپارچه‌ی سیستمی میان فروش، توزیع و وصول
- مدیریت صحیح موجودی انبار
- مدیریت موجودی قابل فروش توسط سیستم و جلوگیری از لغو فروش به‌دلیل کسری موجودی
- رزرو موجودی سفارش‌های دریافت شده و جلوگیری از ابطال فروش به‌دلیل تاخیر در تایید و تحویل سفارش
- ثبت برگشتی‌های توزیع و فروش به‌شکل صحیح و امکان توزیع مجدد حواله‌ها
- مدیریت حساب مشتریان زنجیره‌ای و تعاونی و مدیریت موجودی امانی
- توسعه‌ی سازمانی آسان با حفظ یکپارچکی سیستم‌های عملیاتی و Back Office
یکپارچگی راهکاران؛ کنترل کامل فرآیندها و دسترسی به اطلاعات درست
به گفته‌ی جواد سرگزی پیش از راهکار فروش و پخش همکاران سیستم، اطلاعات فروش به‌شکل مجزا در دفاتر هر شعبه ثبت می‌شدند و پس از جمع‌آوری اطلاعات، زمانی برای راستی‌آزمایی اطلاعات صرف می‌شد تا صحت و دقت آن سنجیده شود، بنابراین با توجه به گستره‌ی کسب‌وکار بینالود پارسیان، انجام دستی چنین فرآیندی بسیار زمان‌بر بود. سرگزی می‌گوید: «با این روش غیرمتمرکز، دفتر مرکزی نمی‌داند جزئیات این اطلاعات از کجا نشات گرفته و امکان رصد آن به‌سادگی فراهم نیست.»
به‌علاوه‌ی اطلاعات مالی، بخشی از اطلاعات مربوط به انبار نیز دچار مشکل بود، دفتر مرکزی لازم بود اجناسی را برای شعب ارسال نماید که به‌دلیل داشتن نرم‌افزارهای مجزا، تطبیق تعدادی اجناس تحویل گرفته شده در شعب به‌شکل سیستمی میسر نبود، هم‌چنین اگر تامین‌کنندگان سفارش مورد نظر را به‌شکل مستقیم به شعب تحویل می‌دادند برای هماهنگی‌های لازم بایستی به شیوه‌ی زمان‌بر و با فکس یا ایمیل تبادل اطلاعات انجام می‌شد.
تحت وب بودن راهکاران و استفاده از یک دیتابیس کمک کرد تا ضمن یکپارچه شدن اطلاعات شرکت پخش بینالود پارسیان، دسترسی به اطلاعات در هر لحظه و هر زمان و هر مکان میسر باشد و با کمک امکانات نرم‌افزار و به شرط استقرار مناسب آن و اعمال دانش لازم در این رابطه، وضعیت سود و زیان شرکت به تفکیک شعب و مراکز عملیاتی امکان‌پذیر باشد.
دسترسی به اطلاعات درست؛ گزارش‌سازی سریع و صحیح
با پراکندگی اطلاعاتی میان مراکز عملیاتی شرکت پخش بینالود پارسیان و امکان بروز خطای کاربری به هنگام انجام عملیات‌های دستی، به اطلاعات گردآوری شده اطمینان کافی وجود نداشت، هم‌چنین ممکن بود کاستی‌هایی در رابطه با ثبت اطلاعات وجود داشته باشد و به‌منظور پاسخ‌گویی به مراجع قانونی لازم بود زمان و انرژی بسیاری برای تطبیق اطلاعات و افزایش اطمینان صرف شود.
بستر یکپارچه‌ی اطلاعاتی که راهکاران همکاران سیستم در بینالود پارسیان فراهم کرد این امکان را به دفتر مرکزی این شرکت داد تا بر پایه‌ی اطلاعات صحیح و دقیقی که به‌شکل سیستمی و در لحظه در اختیار قرار می‌دهد، تهیه‌ی گزارش‌های مورد نیاز سازمان را برای پاسخ‌گویی دقیق و سریع به مراجع قانونی انجام دهد.
سرگزی درباره‌ی تجربه‌ی پیشین بینالود پارسیان از نرم‌افزارهای غیریکپارچهی پخش می‌گوید: «زمانی‌که نرم‌افزار پخش سابق بینالود پارسیان را بررسی کردیم، متوجه شدیم که هر چند به‌جهت فروش و پخش مورد تایید مدیران سازمان است اما از نظر مالی ضعیف بوده و نکات و کنترل‌های لازم در آن وجود ندارد. قطعا برای پیشرفت کسب‌وکار باید تمامی ارکان سازمان را در نظر داشت و نگاه تک بعدی موجب آسیب‌پذیری سازمان خواهد شد. ضمنا با توجه به این‌که درنهایت شرکت بایستی پاسخ‌گوی موضوعات مالی و مالیاتی باشد، نیاز هست از بستر نرم‌افزاری مناسبی استفاده شود که در تمامی حوزه‌ها مورد تایید باشد.
راهکاران همکاران سیستم توانسته خدمات مورد نیاز کل بخش‌های کسب‌وکار بینالود پارسیان را در بستر نرم‌افزاری مناسب در اختیار قرار دهد؛ برای مثال در بخش مالی برای گزارش خرید و فروش فصلی، سیستم این بستر را فراهم کرده است که شما خروجی Access را مستقیم روی سایت دارایی آپلود کنید.»
مدیریت یکپارچه‌ی شعب؛ اِعمال سریع اعلامیه قیمت‌ها
با توجه به گستره‌ی فروش محصولات سحرخیز در سراسر کشور و ویژگی متغیر بودن قیمت محصول زعفران، شرکت پخش به راهکار سریعی برای اعلام و پیاده‌سازی تغییر قیمت‌ها نیاز داشت.
به گفته‌ی سرگزی، «به‌محض این‌که پارت جدید محصول با نرخ جدید وارد انبار می‌شود، شرکت بایستی امکانی داشته باشد که بتواند اعلامیه قیمت را اصلاح کند و امکان فروش با نرخ قدیم را از فروش سلب نماید؛ با توجه به آن‌که سازوکار فروش شرکت پخش بینالود پارسیان از طریق راهکار فروش راهکاران انجام می‌شود، نرخ‌گذاری بر مبنای اعلامیه قیمت به‌شکل اتوماتیک در سیستم می‌نشیند و در هر لحظه امکان اصلاح و اِعمال نرخ محصول در کل شعب از دفتر مرکزی فراهم است.»
بستر سیاست‌گذاری راهکار پخش؛ اِعمال سریع سیاست‌های تخفیفی و پروموشن‌ها
رقابت موجود در کسب‌وکار لزوم چابکی فرآیندها را به همراه دارد، از آن جمله اِعمال سریع سیاست‌های تخفیفی و پروموشن‌هاست. در سیستم‌های پیشین پخش در شرکت بینالود پارسیان، با دریافت دستورالعمل‌های پروموشن از سمت مدیریت فروش، کارشناسان مراکز برای اجرای آن در سیستم بایستی به‌شکل جداگانه اقدام می‌کردند و در برخی شعب نیز این کار به‌شکل دستی انجام می‌شد که بسیار زمان‌بر بود و تاثیرگذاری سیاست‌ها و پروموشن‌ها را کاهش می‌داد.
بستر سیاست‌گذاری راهکار پخش راهکاران، این امکان را در اختیار بینالود پارسیان قرار داده است تا مسوول مربوطه در دفتر مرکزی، به‌راحتی مطابق دستورالعمل‌های دریافتی پروموشن مورد نظر را در سیستم و برای شعب مورد نظر اِعمال کند و چابکی مورد نظر بینالود پارسیان در این حوزه حاصل شده است.
به گفته‌ی جواد سرگزی، با انعطاف‌پذیری راهکار پخش، سیاست‌های مورد نظر بینالود پارسیان درباره‌ی تخفیفات و پروموشن‌ها، به‌سرعت در سیستم به‌لحظه و به‌روز می‌شود و می‌توان گزارش‌های متناسب با این سیاست‌ها را به تفکیک و به تفصیل کانال فروش، مرکز نگهداری، مرکز فروش، شعبه‌ی فروش و…. با جزئیات کافی تهیه کرد.
موبایل سرویس راهکار فروش و پخش؛ فرآیند سیستماتیک فروش و توزیع
استفاده از ابزار نوین به فرآیندهای فروش، توزیع و وصول سرعت می‌بخشد. اکنون با استفاده از موبایل سرویس راهکار پخش، ویزیتورها تور روزانه‌ای را که سرپرستان فروش برایشان برنامه‌ریزی کرده‌اند روی موبایل یا تبلت دریافت می‌کنند و طبق آن ویزیت را انجام می‌دهند. به هنگام سفارش‌گیری با ارتباط یکپارچه‌ی سیستمی که برقرار است، اطلاعات حساب مشتری را روی موبایل یا تبلت دریافت، تخفیفات و پروموشن‌ها را اِعمال و سفارش را ثبت می‌کنند. به این ترتیب، محاسبه‌ی قیمت فروش نهایی سفارش‌های مشتریان در زمان دریافت سفارش روی تبلت امکان‌پذیر است و از انجام کار دوباره در دفتر مرکزی بی‌نیاز است.
پس از تایید سفارش‌ها توسط سرپرست فروش، اطلاعات به واحد توزیع انتقال می‌یابد و براساس آن تور توزیع برای مشتریانی که سفارش‌شان باید تا ۲۴ ساعت بعد تامین شود، ایجاد می‌شود. به این ترتیب فرآیندهای مرتبط با فروش و پخش سرعت بیش‌تری گرفته است.
راهکار انبار راهکاران؛ مدیریت صحیح موجودی
با سیستمی شدن فرآیندهای سفارش‌گیری و توزیع، برپایه‌ی سفارش‌های تایید شده تنها یک حواله سرجمع برای واحد انبار از مجموع فاکتورهای برنامه‌ی توزیع صادر می‌شود و موزع نیز براساس همین حواله سرجمع، کل بار روزانه‌ی خود را تحویل می‌گیرد و براساس فاکتورهای جداگانه‌ای که در اختیار دارد بارها را مطابق برنامه‌ی تور توزیع به ترتیب تحویل می‌دهد.
به این ترتیب انباردار می‌تواند در زمانی کوتاه‌تر و با فرآیندی ساده‌تر حواله‌های خروج را صادر کند و با انجام کار در قالب سیستمی، مغایرتی در موجودی انبار رخ نمی‌دهد. به گفته‌ی جواد سرگزی، با راهکار انبار راهکاران مدیریت دقیقی بر انبار فراهم شده است.
یکپارچگی فروش و انبار؛ مدیریت موجودی قابل فروش و رزرو موجودی
با یکپارچه شدن سیستمی واحدهای فروش و انبار، فرآیندهای مدیریت موجودی قابل فروش توسط سیستم انجام می‌شود و از لغو فروش به‌دلیل کسری موجودی جلوگیری می‌شود. به این ترتیب که نمی‌توان برای کالایی که در انبار موجودی ندارد، ثبت سفارش کرد.
از طرف دیگر با ثبت و تایید یک سفارش، محصول فروخته شده در انبار رزرو می‌شود و با کم شدن از موجودی قابل فروش انبار امکان ثبت سفارش مجدد روی آن تعداد وجود ندارد و از لغو فروش به‌دلیل کمبود موجودی جلوگیری می‌شود.
راهکار مالی راهکاران؛ ثبت برگشتی‌های توزیع و فروش به‌شکل درست و با امکان توزیع مجدد حواله‌ها
با توجه به محصول اصلی سحرخیز که زعفران است و قیمت آن مدام در حال تغییر است، به هنگام دریافت مرجوعی از مشتری، واحد مالی نیازمند ثبت مرجوعی بر پایه‌ی فاکتور فروش مبنا بود تا براساس آن شرکت یا مشتری به تناسب قیمت روز بازار متضرر نشود.
راهکار مالی راهکاران با ویژگی ثبت مبنادار فاکتورهای برگشتی، به شرکت بینالود پارسیان این امکان را داده است تا محصولات مرجوعی را متناسب با رقم روز فروخته شده، برگشت دهد.
راهکار مالی راهکاران؛ مدیریت حساب مشتریان زنجیره‌ای و مدیریت موجودی امانی
با توجه به نوع فروش شرکت بینالود پارسیان به فروشگاه‌های زنجیره‌ای در قالب فروش درب انبار و تخصیص حساب امانی؛ فرآیند محاسبه‌ی آن در نرم‌افزارهای قبلی، در قالب انبار تعریف می‌شد، جنسی که به این شیوه برای مشتری فرستاده می‌شد، در یک انبار تعریف می‌شد، درنهایت معادل عدد فروش را از انبار فاکتور می‌زدند و باقی‌مانده را با مجوز حذف یا اضافه انبار ثبت می‌کردند. به این ترتیب مدیریت حساب مشتریان زنجیره‌ای پیچیده و زمان‌بر بود.
راهکار مالی راهکاران توانست فرآیند مدیریت حساب مشتریان عمده را برای بینالود پارسیان ساده کند. اکنون با تعریف حساب امانی در سیستم، زمانی‌که سفارش‌ها با فروشگاه‌های زنجیره‌ای بسته می‌شود و اطلاعات در سیستم به‌روز می‌شود با ثبت اجناس فروخته شده، حساب از حالت امانی خارج می‌شود و با حذف کاردکس، گزارش‌های مرتبط با آن در لحظه قابل تهیه است و نیاز به انجام فرآیند سیستمی اضافه‌ای نیست.
زیرساخت نرم‌افزاری مناسب راهکار پخش؛ افزایش تعداد شعب و توسعه‌ی کسب‌وکار
جواد سرگزی درباره‌ی نقش راهکار پخش همکاران سیستم در توسعه‌ی کسب‌وکار بینالود پارسیان می‌گوید: « استفاده از راهکار پخش به ما در توسعه شرکت و ایجاد شعب جدید کمک خواهد کرد و زیرساخت مناسب در حوزه‌ی نرم‌افزار می‌تواند در خدمت کسب‌وکار و موجب ارتقای آن باشد.»