در یک نگاه
نام شرکت: هلدینگ باختر
کسب‌وکار: هلدینگ
صنعت: پتروشیمی
راهکار: انبار، MESC، تدارکات، فروش، پذیرش و توزین، دفتر کل، دریافت و پرداخت، دارایی ثابت، بهای تمام شده، کارگزینی، جبران خدمات، مدیریت مسیر شغلی، شعبه، اتوماسیون اداری تحت وب
درباره شرکت پتروشیمی باختر
شرکت پتروشیمی باختر با هدف سرمایه‌گذاری در شرکت‌ها، مجتمع‌ها، طرح‌ها و واحدهای تولیدی و صنعتی و صنایع پتروشیمی از سال ۸۳ آغاز به‌کار کرده است. این هلدینگ دارای ۱۳ شرکت زیرمجموعه به نام شرکت‌های پتروشیمی کاویان (واحد تولید اتیلن)، لرستان و مهاباد (پلی‌اتیلن سنگین و سبک خطی)، کردستان (پلی‌اتیلن سبک خطی)، پلیمر کرمانشاه (پلی‌اتیلن سنگین)، اندیمشک، میاندوآب، مدیریت توسعه، بازرگانی کالای باختر، پارس فنول، خط لوله، رایان پلیمر و دی‌پلیمر آرین است. برخی از این شرکت‌ها تولیدکننده‌ی محصول و برخی دیگر شرکت‌های خدماتی هستند.
این مجموعه در جایگاه هلدینگ، مدیریت این شرکت‌ها، سیاست‌گذاری‌ها و تشریح فرآیندها را به‌عهده دارد. در گروه شرکت‌های پتروشیمی باختر، شرکت‌های تولیدی با تولید محصولات مشابه، زنجیرهی تامین یک‌دیگر هستند. چرخه‌ی تولید محصول از دریافت گاز اتان در پتروشیمی کاویان شروع می‌شود، پتروشیمی کاویان با تولید اتیلن از اتان دریافتی، خوراک شرکت‌های تولید پلیمر را تامین می‌کند.
در این مجموعه، شرکت خدماتی عملیات فروش را در سطح گروه به‌عهده دارد. وظیفه‌ی این شرکت انجام کل فرآیند فروش به‌گونه‌ی متمرکز است. شرکت مادر برای جلوگیری از اعمال سیاست‌گذاری‌های فروش به‌شکل سلیقه‌ای، با متمرکز کردن عملیات فروش در قالب یک شرکت خدماتی، سعی کرده است عملیات فروش را به‌شکل متمرکز انجام دهد. شرکت‌های خدماتی فرآیندهای انبار محصول شرکت‌ها را نیز کنترل می‌کنند. اطلاعات انبار شرکت‌های تابعه هم در این شرکت خدماتی تجمیع می‌شود و در لحظه دردسترس است.
نیاز کسب‌وکار
هلدینگ باختر و شرکت‌های زیرمجموعه‌ی آن، از سال ۸۸ از سیستم‌های تحت ویندوز همکاران سیستم استفاده می‌کردند. با توسعه‌ی شرکت‌های زیرمجموعه و با توجه به پراکندگی جغرافیای میان آن‌ها، شرکت مادر به راهکاری نیاز داشت تا اطلاعات سازمان را یکپارچه و دسترسی به آن‌ها را در لحظه کند و آگاهی دقیقی از انبار شرکت‌های زیرمجموعه داشته باشد. هم‌چنین هلدینگ باختر برای نظارت بر پیش‌بُرد پروژه‌های در جریان و مدیریت کاراتر بر عملکرد شرکت‌های زیرمجموعه نیاز داشت تا اطلاعات این شرکت‌ها را به‌شکل یک‌جا و در قالب گزارش‌های مدیریتی در اختیار داشته باشد، تا از اعمال درست سیاست‌های هلدینگ اطمینان پیدا کند.
درباره‌ی مدیریت سرمایه انسانی نیز شرکت مادر به راهکاری نیاز داشت تا اطلاعات با یکپارچگی اطلاعات، امکان اعمال سیاست‌های هلدینگ را در سطح گروه فراهم کند.
بهره‌مندی از راهکاران، امکانی را فراهم آورد تا مدیران با دسترسی به گزارش‌های دقیق مدیریتی، تصمیمات دقیق و به‌موقعی بگیرند و از اعمال درست سیاست‌های تعریف شده‌ی هلدینگ مطمئن شوند.
اهداف پیاده‌سازی
هلدینگ باختر از سال ۱۳۹۰ تصمیم گرفت تا سیستم‌های پیشین خود را به «راهکاران همکاران سیستم» ارتقا دهد تا به اهداف زیر دست یابد:
- سرعت‌بخشی به فرآیند فروش و یکپارچه‌سازی اطلاعات فروش و مالی
- تسهیل مدیریت انبارها و کدینگ کالا در تمامی شرکت‌های زیرمجموعه
- دقت‌بخشی برنامه‌ریزی و مدیریت تدارکات و بهبود ارتباط با انبار قطعات و مالی
- یکپارچگی منابع انسانی تمامی شرکت‌های زیرمجموعه به‌شکل متمرکز
- یکپارچگی فروش محصولات تمامی شرکت‌های زیرمجموعه به‌شکل متمرکز
- در اختیار داشتن گزارش‌های مدیریتی گردآوری شده از دیتای تمامی شرکت‌های زیرمجموعه
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران
با توجه به تنوع نرم‌افزارهای مورد استفاده در شرکت‌های زیرمجموعه باختر، اطلاعات میان انبار قطعات و تدارکات با واحد مالی یکپارچه نبود، در نتیجه، تمام کنترل‌ها در انبار و حسابداری انبار به‌شکل دستی انجام می‌شد، که زمان بسیاری را به خود اختصاص می‌داد. از سوی دیگر، واحد تنظیم تقاضا و تدارکات هم با یک‌دیگر ارتباط سیستمی نداشتند و سازمان نمی‌توانست پس از برنامه‌ریزی و اعلام خرید به تدارکات از وضعیت تهیه‌ی این نیازمندی‌ها آگاه شود و با ثبت دوباره‌ی درخواست‌ها، انباشت قطعات در انبار و خواب سرمایه پدید می‌آمد.
یکپارچگی راهکاران میان انبار قطعات، تدارکات و سفارش‌ها و مالی، این امکان را فراهم آورد تا کنترل و سفارش قطعات در ارتباط با سایر واحدها به‌شکل سیستمی انجام شود. دسترسی به اطلاعات در لحظه و درست، فرآیند امور مالی را تسهیل کرده است. هم‌چنین سفارش‌های در راه (Outstanding) کنترل و از سفارش بی‌مورد قطعات پیش‌گیری می‌شود، در نتیجه خواب سرمایه‌ی در انبار، کاهش می‌یابد. گزارش توصیه عملکرد در راهکاران (Action Notification) امکان محاسبه و برنامه‌ریزی دقیق قطعات را فراهم آورده است، به‌گونه‌ای که واحد تنظیم تقاضا با استفاده از این گزارش هوشمند، کنترل دقیق و کاملی روی برنامه‌ریزی خرید قطعات دارد.
یکپارچگی اطلاعات در راهکاران؛ سرعت‌بخشی به فرآیند فروش
تا پیش از راهکاران، کنترل موجودی انبارها، مقدار کالای فروخته شده و میزان تعهد ایجاد شده برای فروش در گروه با توجه به محصولات گوناگون، بسیار دشوار بود. هم‌چنین دریافت گزارش مالی به‌لحظه، از عملیات فروش انجام شده، امکان‌پذیر نبود.
اکنون عملیات فروش، موجودی‌های انبار محصول، فرآیند تولید و گزارش‌های موجودی به‌شکل متمرکز و در لحظه دردسترس است؛ اطلاعات مالی عملیات به‌شکل تفکیک شده در دفاتر شرکت‌های مربوطه ضبط و ثبت می‌شوند، به‌گونه‌ای که شرکت‌ها محصول‌شان را تولید می‌کنند، اما انبار مشترک محصول سبب می‌شود تا شرکت خدماتی از موجودی انبارها اطلاع داشته باشد، نسبت به موجودی انبار تقاضاهای فروش، برای فروش بورسی به بورس ارسال و فروش‌های مستقیم شرکت هم با تقاضای خریدار در قالب صدور پیش‌فاکتور انجام می‌شود.
کدینگ مالی در راهکاران؛ کنترل کامل انبار
شرکت‌های زیرمجموعه‌ی باختر کالاهای متنوعی را در اختیار دارند، که می‌توانند زنجیرهی تامین یک‌دیگر باشند، تا پیش از راهکاران کدینگ این کالاها یکپارچه بنود و شرکت مادر نمی‌توانست آگاهی دقیق و در لحظه‌ای از این موجودی در اختیار داشته باشد و با کنترل و مدیریت بهینه، تبادل کالا میان شرکت‌های زیرمجموعه را انجام دهد.
راهکاران با ایجاد یکپارچگی و تعریف کدینگ یک‌سان میان این شرکت‌ها کنترل و نظارت کاملی را برای هلدینگ باختر فراهم آورد. اکنون دفتر مرکزی با آگاهی دقیق از موجودی هر قلم کالا در شرکت‌های زیرمجموعه می‌تواند با کنترل و برنامه‌ریزی دقیق‌تری استفاده‌ی بهینه از کالاها را در سطح گروه فراهم آورد.
یکپارچگی راهکاران؛ برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت تدارکات و انبار قطعات (MESC)
با توجه به تنوع نرم‌افزارهای مورد استفاده در شرکت‌های زیرمجموعه باختر، اطلاعات میان انبار قطعات و تدارکات با واحد مالی یکپارچه نبود، در نتیجه، تمام کنترل‌ها در انبار و حسابداری انبار به‌شکل دستی انجام می‌شد، که زمان بسیاری را به خود اختصاص می‌داد. از سوی دیگر، واحد تنظیم تقاضا و تدارکات هم با یک‌دیگر ارتباط سیستمی نداشتند و سازمان نمی‌توانست پس از برنامه‌ریزی و اعلام خرید به تدارکات از وضعیت تهیه‌ی این نیازمندی‌ها آگاه شود و با ثبت دوباره‌ی درخواست‌ها، انباشت قطعات در انبار و خواب سرمایه پدید می‌آمد.
یکپارچگی راهکاران میان انبار قطعات، تدارکات و سفارش‌ها و مالی، این امکان را فراهم آورد تا کنترل و سفارش قطعات در ارتباط با سایر واحدها به‌شکل سیستمی انجام شود. دسترسی به اطلاعات در لحظه و درست، فرآیند امور مالی را تسهیل کرده است. هم‌چنین سفارش‌های در راه (Outstanding) کنترل و از سفارش بی‌مورد قطعات پیش‌گیری می‌شود، در نتیجه خواب سرمایه‌ی در انبار، کاهش می‌یابد. گزارش توصیه عملکرد در راهکاران (Action Notification) امکان محاسبه و برنامه‌ریزی دقیق قطعات را فراهم آورده است، به‌گونه‌ای که واحد تنظیم تقاضا با استفاده از این گزارش هوشمند، کنترل دقیق و کاملی روی برنامه‌ریزی خرید قطعات دارد.
راهکار سرمایه انسانی راهکاران؛ اعمال سیاست‌های سرمایه انسانی در کل هلدینگ
با توجه به پراگندگی جغرافیایی شرکت‌های زیرمجموعه و یکپارچه نبودن اطلاعات میان آن‌ها، گروه پتروشیمی باختر در موضوع «سرمایه انسانی» برای دست‌یابی به عملکرد یکپارچه‌ی شرکت‌ها طبق سیاست‌های هلدینگ به راهکار متمرکزی نیاز داشت تا مدیریت سرمایه انسانی شامل کارگزینی، محاسبات و حقوق و گزارش‌ها را فراهم کند.
راهکار سرمایه انسانی راهکاران، یکپارچگی و تمرکز سیاست‌ها، آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها در گروه پتروشیمی باختر را ایجاد کرد. اکنون شرکت‌های زیرمجموعه‌ی پتروشیمی باختر در محیطی با سیستم کار می‌کنند که سیستم مجزای شرکت به‌نظر می‌رسد، در حالی‌که اختلافی بین اعمال سیاست‌ها، ترفیعات و دستورالعمل‌ها در سیستم وجود ندارد؛ تمام این موارد به‌شکل متمرکز اعمال می‌شود و قابلیت کنترل از سمت گروه را دارد.
گزارش‌های مدیریتی؛ اعمال درست سیاست‌های هلدینگ
پراکندگی اطلاعات در سیستم‌های پیشین، تهیه‌ی گزارش‌های مدیریتی را بسیار دشوار و زمان‌بر می‌کرد. مدیران هلدینگ نیاز داشتند تا با در اختیار داشتن این گزارش‌ها روند اعمال درست سیاست‌های تعریف شده در شرکت مادر را کنترل و ارزیابی کنند.
بهره‌مندی از راهکاران، امکانی را فراهم آورد تا مدیران با دسترسی به گزارش‌های دقیق مدیریتی، تصمیمات دقیق و به‌موقعی بگیرند و از اعمال درست سیاست‌های تعریف شده‌ی هلدینگ مطمئن شوند.
از زبان مشتری
حمید سیدیان؛ مدیر پروژه‌ی پیاده‌سازی راهکاران در پتروشیمی باختر
تا سال ۹۱، شرکت‌های‌مان در مرحله‌ی بهره‌برداری بودند و از نرم‌افزارهای متفاوتی استفاده می‌کردند، با بهره‌برداری از واحد پتروشیمی کاویان و پلیمر کرمانشاه، به‌عنوان اولین واحدهای تولیدی در مجموعه‌ی پتروشیمی باختر، این نیاز احساس شد که این اطلاعات باید درست، دقیق و به‌موقع در اختیار مدیران قرار بگیرند.
هم‌چنین، با توجه به لزوم اعمال سیاست‌ها و خطکشیها از سمت هلدینگ برای شرکت‌های زیرمجموعه، نیاز به سیستمی یکپارچه و متمرکز اهمیت دو چندان پیدا کرد. در نهایت، هلدینگ پتروشیمی باختر تصمیم گرفت تا از سیستم‌های راهکاران برای مرتفع کردن نیازهایش استفاده کند.