نام مشتری: گروه صنعتی صباح
کسبوکار: هلدینگ صنعت: فرآورده‌های لبنی
راهکار ویژه: محاسبه‌ی بهای تمام شده‌ی شیر
سایر راهکارها: دفترکل، انبار، فروش، دریافت و پرداخت، تدارکات، جبران خدمات، هند‌هلد انبار، دارایی ثابت، بهای تمام شده، مدیریت تردد، گردش کار، فرم‌ساز، وب سرویس و اتوماسیون اداری تحت وب
در یک نگاه
گروه صنعتی صباح، قریب به ۲۰ سال است که محصولات لبنی تولید می‌کند و روزانه هزار تن شیر خام دریافتی از کارخانه‌های دیگر دارد. این گروه صنعتی دارای ۱۱ شرکت برای تکمیل زنجیره‌ی ارزش گروه، از تامین تا توزیع و فروش است؛ با بهره‌برداری از کارخانه‌های گوناگون تولیدی لبنی و تاسیس شرکت‌های بازرگانی مورد نیاز از جمله صنایع شیر فجر گنبد، تولیدی فرآورده‌های لبنی گلستان، صنایع شیر فجر آساک قوچان، صباح پودر فجر، صنایع بسته‌بندی فجر گلستان، خوراک دام و طیور مینو صباح، صباح پخش فجر گنبد (شامل ۱۵ شرکت برای توزیع محصولات)، صباح شیر فجر، بازرگانی فجر صباح جهان، سردخانه تهران و شرکت نوین ظرف صباح، کسبوکار خود را توسعه داده است.
نیاز کسبوکار
نیاز اصلی گروه صنعتی صباح محاسبه‌ی دقیق بهای هر واحد شیر با توجه به ویژگی‌های کیفی شیر دریافتی از تامین‌کنندگان بود تا بتواند براساس آن، بهای شیر دریافتی از هر تامین‌کننده را محاسبه کند و حساب ماهانه‌ی هر تامین‌کننده، صدور سند حسابداری و گزارش‌های مورد نیازش را در قالب سیستمی در اختیار داشته باشد. برای این کار، لازم بود شرایط شیر، وزن شیر دریافتی و قیمت هر لیتر آن محاسبه و درنهایت اسناد مرتبط با آن به‌شکل یکپارچه و سیستمی صادر شوند.
تا پیش از به‌کارگیری راهکار همکاران سیستم، واحد دریافت شیر در سازمان، نخست ماشین حامل شیر را روی باسکول وزن می‌کرد، سپس سنجش کنترل کیفیت شیر، در واحد کنترل کیفیت، انجام و شیر در مخازن، تخلیه می‌شد و درنهایت ماشین خالی برای محاسبه‌ی وزن خالص مجدد روی باسکول می‌رفت. در پایان هر روز، به‌شکل دستی برگه‌های باسکول در سیستم وارد می‌شدند. از سوی دیگر، واحد حسابداری دریافت شیر در سازمان، با استفاده از Excel محاسبه‌ی بهای تمام شده‌ی هر واحد شیر دریافتی را انجام می‌داد و درنهایت سند حسابداری به‌شکل دستی در راهکاران همکاران سیستم ثبت می‌شد.
این شیوه‌ی کار سبب می‌شد تا فرآیند کاری زمان‌بر و با امکان بروز خطای کاربری باشد. به‌علاوه، سوابق محاسبات در نرم‌افزار سوابق محاسبات موجود نبود.
دستاوردهای راهکار همکاران سیستم
با اجرا و راه‌اندازی فرآیند دریافت شیر با استفاده از BPM Tools راهکاران، فرآیندهای این حوزه در راهکاران اجرا و با سایر واحدها یکپارچه شده است. اکنون با ورود اطلاعات مربوط به شیر دریافتی از قبیل نام تامین‌کننده، درصد چربی، درصد آب، انجماد، دانسیته، اسید، دما، PH و… بهای هر لیتر شیر دریافتی محاسبه و اسناد مالی مربوطه صادر خواهد شد.
ضمن این‌که، اخذ گزارش‌های مورد نیاز از حساب مربوط به هر تامین‌کننده، با سهولت و دقت بالایی انجام می‌شود. گزارش اطلاعات روزانه‌ی کل تامین‌کنندگان، گزارش اطلاعات ماهانه، گزارش شیر دریافتی از تامین‌کننده به تفکیک روز، گزارش میزان اختلاط با آب، گزارش آمار مقایسه‌ای دریافت شیر و… از جمله این گزارش‌ها هستند.
اکنون با راهکار همکاران سیستم گروه صنعتی صباح به اهداف زیر دست یافته است:
- محاسبه‌ی دقیق‌تر بهای هر واحد شیر دریافتی برحسب درصد چربی و درصد آب به‌شکل خودکار
- گزارش‌‌گیری ساده و سریع از دریافت شیر و حسابداری دریافت شیر
- یکپارچگی با سیستم انبار و حذف ثبت دستی اسناد انبار
- صدور سیستمی اسناد حسابداری و ذخیره‌ی تاریخچه‌ی حساب تامین‌کنندگان
- یکپارچگی باسکول و کنترل کیفیت و به‌روز بودن ثبت اسناد میان این دو واحد
- سرعت‌بخشی به فرآیند دریافت شیر
راهکار همکاران سیستم برای محاسبه‌ی بهای هر واحد شیر
برای پاسخ به نیازهای گروه صنعتی صباح، همکاران سیستم راهکارهای ERA و فرم‌ساز BPM Tools راهکاران را به‌کار گرفت و ماژولی به نام «تامین شیر» ویژه‌ی این شرکت طراحی و اجرا شد:
فرمهای ماژول تامین شیر:
اطلاعات پایه؛ شامل کدهای بررسی کیفیت، گروه‌بندی تامین‌کنندگان، معرفی تامین‌کنندگان، استقرار اطلاعات ثابت، معرفی مخازن و معرفی انواع فهرست بها است.
فرآیند تامین شیر؛ شامل توزین و کنترل کیفیت شیر دریافتی برای ثبت وزن ماشین با بار و مشخصات حامل شیر، مشخصات کیفی از جمله درصد آب، درصد چربی، دانسیته، توتال کانت و…، در کنار ثبت وزن ماشین بدون شیر و محاسبه‌ی وزن خالص توسط سیستم و درنهایت صدور اتوماتیک سند انبار متناظر با سند توزین است.
حسابداری تامین شیر؛ ثبت فهرست بهای چربی و شیر به تفکیک گروه تامین‌کننده یا تامین‌کننده در واحد حسابداری در آن انجام می‌شود.
فرآیندهای ماژول دریافت شیر
فرآیند توزین و کنترل کیفیت؛ فرم توزین به ازای توزین هر بار تحویلی شامل نام تامین‌کننده، شماره پلاک حامل و وزن ماشین، در لحظه تکمیل می‌شود و سایر اطلاعات مربوط به ویژگی‌های کیفی در بخش کنترل کیفیت تکمیل می‌شود. با تایید نهایی مدیر کنترل کیفیت، وضعیت توزین متناظر به‌شکل خودکار به حالت کنترل کیفی شده، تبدیل می‌شود. در ادامه با توزین ماشین خالی و کسر وزن آن از وزن ورودی، وزن خالص شیر محاسبه و با تغییر وضعیت فرم توزین به ثبت سند انبار، سند انبار متناظر با فرم توزین صادر می‌شود.
فرآیند محاسبه‌ی بهای شیر؛ با استفاده از فهرست بهای شیر و چربی، درصد آب و درصد چربی، بهای هر واحد شیر تحویلی از تامین‌کننده محاسبه می‌شود. پس از مشخص شدن مبلغ هر توزین، مبلغ محاسبه شده برای ریالی کردن سند انبار به ماژول انبار فرستاده می‌شود، درنهایت سند حسابداری در ماژول‌های انبار و حسابداری انبار صادر می‌شود.
از زبان مشتری
مهندس حسینی؛ مدیر فناوری اطلاعات فرآورده‌های لبنی صباح
با استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (فرایار راهکاران)، فرآیندهای کسبوکار سازمان به‌ویژه در حوزه‌ی تامین شیر به‌عنوان یکی از فرآیندهای اصلی سازمان مکانیزه شد و توانستیم با استفاده از یکپارچگی حوزه‌های مختلف، در زمان و هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی کنیم. از طرف دیگر دقت محاسبات ریالی موجود در تامین شیر به میزان زیادی افزایش پیدا کرد.