داستان موفقیت شرکت ساب نیرو

درباره شرکت ساب نیرو

شرکت ساب نیرو در سال 1381 با هدف طراحی،تدارک، ساخت و بهره‌برداری از پروژه‌ها در زمینه‌های مختلف، از جمله سد و نیروگاه، تصفیه‌خانه آب و فاضلاب، خطوط انتقال آب، ایستگاه‌های پمپاژ، شبکه‌های آبیاری و زهکشی، مخازن زمینی و هوایی بتنی، ساختار تونل، حفاری و تزریق و کارهای عمومی و ابنیه سنگین ساختمانی تاسیس شد. این شرکت با بیش از هزار نفر پرسنل، یکی از معتبرترین پیمانکاران این صنعت در ایران به شمار می‌رود.

شرکت ساب نیرو از سال 1402 همکاری خود را همکاران سیستم و با خرید سیستم مدیریت مکاتبات اداری آغاز کرده است.

نیازهای نرم‌افزاری شرکت ساب نیرو

طبق گفته بهزاد کیوانلو، سرپرست واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، در شرکت ساب نیرو، عدم یکپارچگی پایگاه داده مکاتبات از مهم‌ترین نیازهای این شرکت بود. در ادامه به مهم‌ترین نیازهای نرم‌افزاری شرکت ساب نیرو اشاره شده است:

• تعدد مراجعات به واحد دبیرخانه و مسئولین دفاتر جهت نامه‌نگاری و مکاتبات اداری: تا قبل از پیاده‌سازی ماژول مکاتبات سازمانی، تنها مرجع ثبت و پیگیری تمامی نامه‌ها، مسئولین دفاتر بودند که موجب مشغله بالای آنها می‌شد.
• عدم اطلاع رسانی به‌موقع مکاتبات به مدیران پروژه: با توجه به ماهیت کاری مدیران پروژه که معمولا در سایت‌های کاری یا مسیرهای مختلف برای انجام پروژه‌ها هستند، این افراد، همواره در جریان دریافت مکاتبات و نامه نگاری قرار نداشتند.
• فرآیند فیزیکی رسیدگی به نامه‌ها و زمانبر بودن آن: فرآیند رسیدگی به نامه‌ها در گذشته فیزیکی انجام می‌شد و مستلزم زمان زیادی برای پیگیری و انجام اقدامات مربوط به نامه بود.

ارزش‌ افزوده‌های استفاده از راهکاران در شرکت ساب نیرو

شرکت ساب نیرو موفق شد با پیاده‌سازی و عملیاتی شدن سیستم مدیریت مکاتبات اداری راهکاران، پایگاه داده مکاتبات خود را یکپارچه سازد. مهم‌ترین ارزش افزوده‌های سیستم مدیریت مکاتبات سازمانی در این شرکت در ادامه آمده است:

• کاهش مراجعه پرسنل به واحد دبیرخانه: با توجه به قابلیت سلف سرویس بودن مکاتبات و امکان بهره‌مندی پرسنل شرکت از این سیستم از طریق پرتال خدمات الکترونیک سازمان، ثبت و شماره کردن نامه‌ها توسط خود پرسنل انجام شده و مراجعه به واحد دبیرخانه به شدت کاهش یافته است.
• امکان ارسال پیامک در زمان دریافت ارجاع توسط مدیران پروژه: با توجه به اینکه مدیران پروژه بنا به ماهیت کاری خود، همیشه به سیستم دسترسی ندارند، امکان ارسال پیامک برای اطلاع‌رسانی دریافت مکاتبات، موجب شده که آنها سریعا از آخرین موضوعات مربوط به پروژه و مسائل آن اطلاع داشته باشند.
• مکانیزه شدن ارجاعات و رسیدگی به مکاتبات: هامش‌نویسی و ارجاع کارها به صورت سیستمی و از طریق کارتابل هر یک از پرسنل انجام می‌شود که در نهایت، موجب بهبود سرعت رسیدگی به کارها و پیگیری امور شده است.
• امکان رهگیری و رصد فعالیت‌ها و اقدامات نامه از روی چرخه نامه: پیگیری و رصد چرخه مکاتبات و شناسایی موقعیت فعلی پروژه، تسهیل شده است. با قابلیت جست‌و‌جوی نامه و مشاهده چرخه می‌توان فرد مسئول را شناسایی و در صورت نیاز از او پیگیری کرد.

از زبان مشتری

بهزاد کیوانلو، سرپرست واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه:

در سال‌های گذشته، مکاتبات ثبت شده در شرکت ما غیرمتمرکز بود و با توجه به پروژه‌‌محور بودن شرکت ساب نیرو، این مکاتبات در سیستم‌های کامپیوتری افراد مختلف در استان‌های مختلف قرار داشت یا به صورت فیزیکی نگهداری می‌شد. در حال حاضر با پیاده‌سازی و عملیاتی شدن سیستم مدیریت مکاتبات اداری راهکاران، پایگاه داده مکاتبات ما یکپارچه شده است.