در یک نگاه
نام شرکت: بهنوش ایران
کسب‌وکار: تولید و پخش مویرگی
صنعت: غذایی و نوشیدنی
راهکار: دفتر کل، دریافت و پرداخت، تسهیلات، مدیریت دارایی، صورت‌های مالی، بهای تمام شده، کارگزینی، جبران خدمات، انبار، تدارکات، اسناد تجاری در تدارکات، فروش و پخش، موبایل سرویس پخش، پورسانت فروش و اتوماسیون تحت وب
درباره‌ی شرکت بهنوش ایران
شرکت بهنوش از نخستین تولیدکنندگان ماءالشعیر در ایران است که از سال ۱۳۴۶ با نام «ایران مالتا» یا «مالتای ایران» فعالیت خود را آغاز کرده است. این شرکت اکنون در ردیف شرکت‌های پیشرو تجارت غذایی حلال قرار دارد.
شرکت بهنوش برای اطمینان بیش‌تر از کیفیت محصولات تولیدی خود، به ویژه سلامت آن‌ها و افزایش رضایت مشتریان، افزایش ایمنی و بهداشت پرسنل، هم‌چنین جلوگیری از کاهش منابع و پیش‌گیری از آلودگی‌های زیست محیطی، نظام مدیریت یکپارچه را در سازمان بر پایه‌ی استانداردهای بین‌المللیISO ۹۰۰۱: ۲۰۰۸،ISO ۲۲۰۰۰:۲۰۰۵، ISO۱۴۰۰۱:۲۰۰۴، OHSAS۱۸۰۰۱:۲۰۰۷ و HACCP مستقر کرده است.
شرکت بهنوش ایران دارای ۹ واحد تولیدی شامل بهنوش مرکزی، بهنوش ستاره، بهنوش گچساران، بهنوش شیروان، بهنوش بهنوش اراک، بهنوش کوهرنگ، بهنوش آبعلی، بهنوش آبعلی یاسوج و بهنوش خرمشهر است.
نیاز کسب‌وکار
شرکت بهنوش در حوزه‌های مالی و پخش از نرم‌افزارهای ویندوزی متفاوت و غیریکپارچه‌ای استفاده می‌کرد؛ در نتیجه اطلاعات باید به‌شکل دستی به سیستم‌های مالی وارد می‌شد و شرکت همواره با دوباره‌کاری و صرف زمان بسیار، امکان بروز خطای کاربری و مغایرت در اطلاعات فروش و پخش، روبهرو بود.
با توسعه‌ی کسب‌وکار، بهنوش به‌دنبال راهکار نرم‌افزاری یکپارچه‌ای بود که بتواند اطلاعات را در تمام حوزه‌های عملیاتی در لحظه دردسترس قرار دهد و از صحت اطلاعات موجود در سیستم مطمئن باشد تا بتواند گزارش‌گیری دقیق و تحلیل درستی از کسب‌وکارش داشته و به‌خوبی پاسخ‌گوی شرکت مادر باشد.
بهنوش در سال ۱۳۹۵ سیستم‌های پیشین همکاران سیستم را به ERP تحت وب این شرکت ارتقا داد و به‌علاوه راهکار پخش همکاران سیستم را نیز به‌کار گرفت.
دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران
با به‌کارگیری راهکاران همکاران سیستم و یکپارچگی سیستم‌ها، تمام فرآیندهای بهنوش دقیق و یکپارچه روی یک دیتابیس ثبت می‌شود و «کاهش مغایرت‌ها» و «افزایش کنترل‌ها» را برای شرکت به همراه داشته است.
اکنون، دسترسی به اطلاعات در هر لحظه و هر زمان و هر مکان ممکن است و بهنوش می‌تواند با تجمیع اطلاعات دقیق، گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز خود را تهیه کند. به‌علاوه، با گزارش‌گیری دقیق و در لحظه، پاسخ‌گویی بهتری درباره‌ی خالص فروش و میزان تخفیفات پرداختی به شرکت مادر دارد.
هم‌چنین با دقت‌بخشی به سفارش‌گیری و جلوگیری از ثبت سفارش برای اقلام بدون موجودی، دیگری نیازی به ارسال کالاهای جایگزین نیست و توانسته به افزایش رضایت مشتریان دست یابد.
تحت وب بودن راهکاران؛ یکپارچگی اطلاعات میان واحدها و مراکز گوناگون و گزارش‌گیری درست و دقیق بر پایه‌ی اطلاعات به‌لحظه و صحیح
یکپارچگی اطلاعات میان واحدهای مالی و فروش؛ دسترسی در لحظه به اطلاعات دریافت و پرداخت و تهیه‌ی گزارش به ریز دریافتی‌های مراکز فروش در واحد مالی هم‌چنین تهیه‌ی گزارش‌های مالی قابل اتکا برای شرکت مادر
موبایل سرویس راهکاران
محاسبه‌ی قیمت سفارش‌ها در زمان سفارش‌گیری؛ براساس اطلاعات یکپارچه‌ی اعلامیه قیمت از دفتر مرکزی
اعمال دقیق سیاست‌های تخفیفی و کنترلی؛ با دریافت اطلاعات هر مشتری در موبایل سرویس
کنترل فروش به تناسب سیاست شرکت در زمان سفارش‌گیری؛ با در اختیار داشتن اطلاعات مشتری هم‌چون خالص فروش و تاریخچه‌ی وضعیت حساب مشتری روی موبایل سرویس در کنار کنترل‌های سیستمی برای جلوگیری از فروش‌های خارج از رویه و سیاست‌های فروش سازمان
در اختیار داشتن موجودی آنلاین در زمان سفارش‌گیری؛ جلوگیری از فروش بیش از اندازه‌ی قابل فروش، هم‌چنین جلوگیری از فروش کالاهای بدون موجودی
کنترل ویزیتورها در برنامه‌ی مراجعه حضوری به مشتریان؛ با ثبت موقعیت جغرافیایی ویزیت و گزارش‌گیری دلایل عدم ویزیت با امکان ثبت مکان مشتری و سفارش‌ها
با تعریف حق دسترسی در راهکاران؛ گزارش‌گیری حوزه‌های عملیاتی به تفکیک حوزه‌های فروش از جمله صادراتی، سازمانی، عمده و مویرگی
کنترل برگشت جایزه‌ها؛ با ثبت سیستمی و بدهکار کردن توزیع‌کننده به هنگام برگشت محصول بدون جایزه تعیین شده‌ی برای آن
مدیریت موجودی امانی در راهکاران؛ مدیریت حساب مشتریان زنجیره‌ای و تعاونی و فروش‌های سازمانی و فروش‌های عمده
پیچیدگی‌های پیاده‌سازی
پیاده‌سازی راهکاران به‌دلیل گستردگی و حجم بالای کسب‌وکار شرکت بهنوش ایران و بی‌وقفه بودن این کسب‌وکار، با پیچیدگی‌هایی روبهرو بود:
- یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و اطلاعات پراکنده، هم‌زمان با کانورت اطلاعات گذشته، حذف فرآیندهای دستی ورود اطلاعات، در کنار آموزش هم‌زمان کاربران تمامی واحدها برای انجام فرآیند یکپارچه، حجم کار بالایی را به هنگام پیاده‌سازی راهکاران ایجاد کرده بود که با به‌کارگیری حرفه‌ای‌ترین کارشناسان استقرار و آموزش دقیق و درست به کاربران به این نیاز پاسخ داده شد.
- در حوزه‌ی پخش، بهنوش گزارش‌های متنوع و خاص خود را تعریف کرده بود که نیاز داشت در انتهای فرآیند پیاده‌سازی، در زمان کوتاهی این حجم بالای گزارش‌ها با ساختار مورد نظر سازمان در سیستم تعریف شده باشد و کاربران بتوانند بلافاصله از تمام آن‌ها برای تهیه‌ی گزارش‌ها استفاده کنند. در نتیجه در زمان کوتاه و فشرده‌ای گزارش‌های مورد نظر بهنوش تحلیل و براساس استانداردهای مالی در راهکاران سفارشی‌سازی شد.
- با توجه به شعب فراوان بهنوش و تعدد کاربران در این شعب، برای اطمینان از درستی کارکرد سیستم، نیاز بود کاربران شعب در زمان کوتاهی دانش حوزه دریافت و پرداخت را در قالب راهکار نرم‌افزاری بیاموزند و مهارت کافی برای استفاده از سیستم را کسب کنند. با آموزش این کاربران، بهنوش توانست به اهداف مورد نظر در دقت امور دریافت و پرداخت دست یابد.
- بهنوش بیش از ۳۰۰ کاربر موبایل سرویس در فرآیندهای سفارش‌گیری، وصول و توزیع دارد که باید آمادگی و دانش لازم برای استفاده از ابزار موبایل سرویس را کسب می‌کردند تا سازمان بتواند در یکپارچگی اطلاعات فروش و پخش با دفتر مرکزی به دقت و کنترل مورد نظرش برسد. با برگزاری کارگاه‌های آموزشی گروهی، در زمان کوتاهی این کاربران افزون‌بر آشنایی با فناوری، استفاده از اپلیکیشن را براساس فرآیندهای کاریشان فراگرفتند.
- سرور و زیرساخت IT موجود در بهنوش براساس سیستم‌های گذشته بود و نیاز بود با یکپارچگی اطلاعات و ثبت تمامی اطلاعات مراکز در یک دیتابیس مرکزی، زیرساختی مناسب برای پاسخ‌گویی به این مراکز فراهم می‌شد. تیمی از همکاران سیستم از واحدهای تولید، پشتیبانی فنی و زیرساخت با کمک واحد IT بهنوش زیرساخت جدیدی را برای پاسخ به حجم بالای کار در این شرکت طراحی کردند.
- با توجه به تنوع واحدهای فروش در بهنوش از جمله صادراتی، سازمانی، عرضه‌ی مستقیم، عمده، مویرگی، نمایندگی و… نیازمندی‌های گوناگونی در هر یک از این واحدها برای فرمت‌های چاپی و فرآیندها وجود داشت. تیم پیاده‌سازی همکاران سیستم با بررسی نیازها و فرآیندهای هر یک از این واحدها، ضمن تعریف سیستمی این نیازها برای هر یک از واحدها، امکان گزارش‌گیری‌های خاص هر یک را در سیستم فراهم آورد.
از زبان مشتری
پرویز اسرافیل‌زاده؛ رئیس حسابداری
امروزه با توجه به فعالیت‌ها و رقابت‌ها در حوزه‌های تولید و پخش، به‌کارگیری یک نرم‌افزار جامع، کامل و یکپارچه برای بقا و نیل به اهداف بلندمدت شرکت، نیازی ضروری است. شرکت بهنوش با توجه به دو سیستمه بودن، با مشکلات عدیده‌ای برای استمرار فعالیت و بقا روبهرو بود که حضور راهکاران باعث سازماندهی به بخش مالی و فروش شد. مواردی‌که راهکاران برای بهنوش به ارمغان آورده است را می‌توان این‌گونه برشمرد:
- ایجاد بهره‌وری در حوزه‌ی پخش مویرگی
- تجمیع اطلاعات در یک پایگاه داده تضمین به‌روز بودن اطلاعات مالی و شفافیت حساب‌ها
- بهینه‌سازی و بهبود خدمات‌رسانی به مشتریان بدون افزایش هزینه در ارائه‌ی خدمات
- بهبود توانایی‌های سازمان برای نگهداشت مشتری
- بیشینه‌سازی ارزش دائمی هر مشتری
- آشنایی بیش‌تر با نیازها و تمایلات مشتریان
- ایجاد بسترهای مناسب به‌منظور مراجعه‌ی مجدد به مشتری
- افزایش کمی و کیفی خدمات به مشتریان
- افزایش سرویس‌دهی و خدمات‌رسانی به مشتریان
- ارائه‌ی با کیفیت خدمات
- کاهش مشکلات ارتباط با مشتری
- به‌روز بودن حساب مشتری
- کنترل سازمانی بیش‌تر کارکنان سازمان و استفاده‌ی بهینه از منابع
- کاهش هزینه‌های کنترلی به‌دلیل یکپارچگی سیستم‌ها