داستان موفقیت شرکت غلتک‌سازان سپاهان

درباره شرکت

شرکت غلتک‌سـازان سپاهان در زمینه‌ی ریخته‌گری قطعات سنگین و فوق سنگین چدنی و فولادی، با ظرفیت تولید سـالانه ۲۰هزار تُن انواع قطعات چدنی و فولادی تا وزن ۱۰۰ تُن، هم‌چنین ۱۵۰هزار تُن شمش فولادی به روش ریخته‌گری مداوم، فعال است و به شرکت‌های مطرح داخلی و خارجی هم‌چون مجتمع فولاد مبارکه،‌ شرکت سهامی ذوب آهن اصفهان،‌ مجتمع فولاد آلیاژی ایران، فولاد خوزستان، ماشین‌سازی اراک، مجتمع فولاد اسفــراین، شرکت توربین‌های گازی ایران (مپنا)، هم‌چنین شرکت VERONA STEEL ایتالیا و ASILCELIK ترکیه و Ferronikeli صربستان خدمات می‌دهد.

نیاز کسب‌وکار

با توجه به پراکندگی جغرافیایی دفتر مرکزی و کارخانه، نیازهای خاص نرم‌افزاری شرکت متناسب با محصولی که تولید می‌کند و جزیره‌ای بودن سیستم‌های نرم‌افزاری، شرکت با مشکلات متعددی روبه‌رو بود:

• استفاده از نرم‌افزارهای جزیره‌ای در حوزه‌ی مالی، عدم یکپارچگی اطلاعات در سطح شرکت را پدید می‌آورد که سبب ایجاد مغایرت بین اطلاعات واحدهای مختلف، کندی فرآیندها و افزایش خطاهای کاربری می‌شد.
• به‌دلیل ماهیت خاص محصولات، شرکت نیاز به ثبت اطلاعات با دو واحد سنجش عدد در فروش محصولات و وزن در سیستم انبارداری داشت؛ نا‌هم‌خوانی واحد ثبت سفارش در پیش فاکتور و فاکتور نهایی، سبب پیچیدگی در فرآیندهای خروج کالا از انبار می‌شد.
• دردسترس نبودن گزارش‌های مناسب از وضعیت موجودی کالاهای انبار، محاسبه‌ی بهای تمام شده‌ی محصولات را دشوار می‌کرد.
• به‌دلیل نبود اطلاعات دقیق و سیستمی به تفکیک هر سفارش خرید، ارزیابی عملکرد تامین‌کنندگان و پرسنل و در نتیجه افزایش بهره‌وری با سختی همراه بود.
• با توجه به استراتژیک بودن محصولات منحصربه‌فرد، شرکت در هر سفارش نیازمند کنترل دقیق از لحظه‌ی سفارش‌گیری تا تحویل بود؛ عدم ثبت مشخصه‌های شناسایی هر محصول در سیستم‌های انبار و فروش سبب عدم اطمینان از صحت رویه و عملکرد می‌شد.
• با توجه به فرآیند تولید شمش‌ها و کوکیل‌های خاص، بنا به سفارش مشتری نیاز به محاسبه‌ی دقیق بهای تمام شده تولیدی و ارائه گزارش‌های دقیق به مدیریت بود.
• برای بررسی وضعیت واحدهای مختلف، به گزارش‌های روند و مقایسه‌ی سالانه در قالب داشبوردهای مدیریتی نیاز داشت.

دستاوردهای به‌کارگیری راهکاران

تحت وب بودن راهکاران؛ یکپارچگی و دسترسیِ در لحظه به اطلاعات

با امکان تحت وب بودن راهکاران، واحد فروش مستقر در دفتر مرکزی در لحظه و به‌موقع از وضعیت موجودی محصولات انبار مطلع می‌شود و با در دست داشتن حساب مشتریان در واحد مالی، به‌سرعت به درخواست‌های مشتریان رسیدگی و پاسخ می‌دهد.

پرسنل واحدهای مختلف نیز درخواست کالاهای خود را به‌شکل سیستمی از هر نقطه‌ای که هستند، آنلاین در راهکاران ثبت می‌کنند و واحد تدارکات مستقر در کارخانه یا دفتر مرکزی، نسبت به تامین اقلام مورد نیاز اقدام می‌کند.

حذف فرآیند دستی درخواست، تایید و ابلاغ خرید کالا یا خدمات، ضمن افزایش چشم‌گیر سرعت تامین اقلام مورد نیاز، سبب حذف دوباره‌کاری‌ها و خطاهای کاربری و در کل افزایش بهره‌وری شده است.

تعریف تلورانس واحدهای تحویل راهکاران؛ راهگشای فرآیند سفارش و تحویل کالا

در غلتک‌سازان واحد فروش سفارش‌های خود را با واحد عدد ثبت و انباردار نیز کالاهای مربوطه را با واحد کیلوگرم خارج می‌کند. با امکان تعریف تلورانس تحویل راهکاران و امکان تعریف چند واحد سنجش، این فرآیند بدون کوچک‌ترین اختلافی بین پیش‌فاکتور اولیه، حواله‌ی انبار و فاکتور فروش به‌شکل کاملا یکپارچه و سیستمی پوشش داده شده است و مغایرت‌گیری بین واحدهای مربوطه به صفر رسیده است و درنهایت منجر به محاسبه‌ی صحیح و سریع قیمت تمام شده‌ی محصول شده است.

امکان گروه‌بندی راهکار تدارکات راهکاران؛ ارزیابی تامین‌کنندگان و پرسنل خرید

با توجه به اهمیت موضوع تامین مواد اولیه و قطعات در غلتک‌سازان، ارزیابی تامین‌کنندگان دارای حساسیت بالایی است. برای پاسخ به این نیاز، در سیستم تدارکات راهکاران پارامترهای مورد نظر برای ارزیابی هر تامین‌کننده تعریف و پس از مقداردهی آن‌ها، رتبه‌بندی تامین‌کنندگان انجام شده و مبنای خریدهای بعدی قرار می‌گیرد.

واحد تدارکات با داشتن زمان استاندارد خرید هر کالا، زمان تایید درخواست تا تحویل و رسید در انبار را برای هر سفارش اندازه‌گیری می‌کند و تاخیرهای هر تامین‌کننده یا پرسنل خرید را به عنوان یکی از آیتم‌های ارزیابی مدنظر قرار می‌دهد.

مدیریت سریال راهکاران؛ کنترل دقیق تحویل کالا

یک گروه از محصولات این شرکت گروه پاتیل‌ها هستند که با توجه به سفارشی بودن تولید آن‌ها، شماره سریال منحصربه فردی به هر یک از سفارش‌ها اختصاص داده می‌شود و در فاکتور فروش نیز ثبت می‌شود. این سریال، مستقل از عامل کنترل موجودی کالا در انبار، توسط ماژول مدیریت سریال راهکاران و در الگویی متناظر با هر گروه محصولات تعریف شده و در هنگام ریخته‌گری روی پاتیل حک می‌شود و درنهایت این سریال در اسناد دریافت از تولید، تحویل و فاکتور فروش به‌شکل سیستمی و یکپارچه درج می‌شود.

هوشمندی راهکاران؛ تحلیل کسب‌و‌کار سازمان در یک نما

نرم افزار bi همکاران سیستم با ارائه‌ی گزارش‌های منابع انسانی، تحلیل سنی پرسنل، گزارش‌های هزینه و برآورد سود و زیان، تحلیل منابع و مصارف، سبب ایجاد یک دید کلی از عملکرد ریالی سازمان در بازه‌های زمانی مختلف شد.
تحلیل روند فروش ماهانه و سالانه، هدف فروش و انحراف از آن در هدف‌‌گذاری فروش در ماه‌های مختلف به تحلیل عملکرد فروشنده‌ها در مدیریت منابع انسانی فروشنده‌ها و ارزیابی عملکرد آنان کمک شایانی کرده است.
به‌علاوه، تحلیل سهم فروش استان‌ها موجب برنامه‌ریزی دقیق و اعمال سیاست‌های فروش در مناطق مختلف شده است.

از زبان مشتری

مهندس محمود ذاکر؛ مدیرعامل شرکت غلتک‌سازان سپاهان؛

رویکرد همکاران سیستم در تولید راهکاران را «نگاهی مسئولانه و متعهدانه در جهت آفرینش و بالندگی در کنار صنعت‌گر» می‌داند و آقای انصاری؛ مدیر کارخانه‌ی این مجموعه، راهکاران را «دستیار توانمند صنعت‌گر» توصیف می‌کند.

مهندس علی ترابیان؛ مدیر فناوری اطلاعات

برای ما شعار همکاران سیستم با عنوان «بینش عمیق، تصمیم دقیق» و «راهکارهای هوشمند، مدیریت خردمند» برای بهینه‌سازی منابع سازمانی، اثبات شده است.